كيف يمكن تنظيم حفلة عيد ميلاد؟ خطوات مفصلة وفق مخطط زمني

كيف يمكن تنظيم حفلة عيد ميلاد؟ خطوات مفصلة وفق مخطط زمني

فهرس المقال

الاحتفال بعيد ميلاد… الكثير من الحماس منذ اللحظة التي تقرر بها الاحتفال، ولكن سرعان ما يبدأ القلق والحيرة، من أين تبدأ؟ كيف يمكن تنظيم حفلة عيد ميلاد ناجحة؟ ما هي الخطوات والأشياء التي يجب تحضيرها؟

لحسن الحظ، الأمر ليس بهذا التعقيد، هناك خطوات بسيطة عليك القيام بها، موزعة وفق تسلسل زمني بداية من شهر قبل يوم الاحتفال، وصولًا إلى يوم الحفلة.

كيف يمكن تنظيم حفلة عيد ميلاد؟

قبل 6 – 5 أسابيع من الحفلة

قبل 6 – 5 أسابيع من الحفلة

إليك أجمل جزء في أن تبدأ بالتخطيط قبل وقت كافي من الحفلة… سيكون بإمكانك التحكم بكل شيء.

ولكن يمكنك القيام بهذه الخطوات حتى قبل يوم واحد من الحفل!

1 – حدد ميزانيتك

البداية مع تحديد الميزانية حتى تتمكن من التخطيط بطريقة صحيحة، وعليك أن تتذكر، مهما كانت ميزانيتك صغيرة أو كبيرة، فالتخطيط الصحيح وإدارة هذه الميزانية بطريقة مناسبة هو ما سيضمن لك حفل عيد ميلاد مميز.

عليك موازنة الميزانية، بين الطعام والمشروبات التي ستقدمها، الهدايا، الملابس وديكور المنزل إذا قررت الاحتفال بالمنزل، وفي حال قررت الاحتفال بالخارج، فسوف تضيف تكلفة المكان إلى القائمة.

2 – حدد المكان

هل ستقيم الحفلة في المنزل، أم في الخارج؟ إذا كان عدد ضيوفك قليل فالحفلات المنزلية أفضل، أما لو كان العدد كبير أكثر من 30 – 40 شخص فستكون الحفلات في الخارج أفضل.

إذا اتخذت قرارك بإقامة الحفلة في الخارج، فسوف يكون عليك تحديد المكان، حديقة، أو ملعب، مقهى، أو مطعم… وكل من الميزانية، عدد الأشخاص، موقع المكان والمسافة التي تحتاجها لتصل إليه… عوامل سوف تساعدك.

3 – حدد التاريخ والوقت

انظر إلى التقويم… وكن ذكي باختيار التاريخ!

من الرائع أن يتم الاحتفال بعيد الميلاد في اليوم نفسه الذي ولد فيه الشخص، ولكن هذه ليست القاعدة، في المقابل عليك اختيار تاريخ مناسب، مناسب لك ولصاحب الحفل، وللضيوف أيضًا…

عطلة نهاية الأسبوع تعتبر الاختيار الأفضل، وفي حال كان عيد الميلاد للأطفال فابتعد عن أيام الامتحانات والرحلات والنشاطات المدرسية… هذا فيما يخص التاريخ.

أما عن الوقت، فالأمر يعتمد على طبيعة الحفل، المكان، الأشخاص المدعوين… فإذا كان الحفل للأطفال أو عائلي فيفضل اختيار وقت في النهار، أما لو كان حفل للأصدقاء فيمكنك اختيار الوقت المناسب.

4 – قائمة الضيوف

أنت من عليه اختيار الضيوف، ولكن هذه الخطوة تعتبر من الخطوات الأولية التي عليك القيام بها قبل أي شيء.

بالدرجة الأولى لأن تحضير حفلة عيد الميلاد بالكامل يعتمد على عدد الضيوف، أعمارهم، تفضيلاتهم… لذا ضع ورقة وقلم وابدأ بإعداد قائمة بضيوفك ولا تنسى أي شخص تود دعوته.

5 – اختيار موضوع الحفلة

حان الوقت لتقرر هل ستكون الحفلة كلاسيكية، حفلة عائلية، حفلة ألعاب للأطفال، حفل موسيقي…

كيف تقرر ذلك؟ ببساطة الأمر يعتمد على صاحب الحفلة والضيوف، العمر، والشخصية، ونمط الحياة، وغيرها.

6 – اشتري أو اصنع الدعوات

بشكل عام يمكنك دعوة الضيوف عبر الهاتف، ولكن إرسال دعوة ورقية أو إلكترونية وهي الاختيار الأكثر رواجًا، يعتبر فكرة جيدة!

يمكنك شراء دعوة مصممة، كذلك يمكنك تصميمها بنفسك بالاعتماد على القوالب الجاهزة وبرامج ومواقع التصميم البسيطة التي توفر الكثير من الإمكانيات.

تذكر! عليك كتابة التاريخ والتوقيت، العنوان… وغيرها من التفاصيل التي تخص الحفلة.

7 – قم بتأمين المعدات اللازمة

الآن وحسب موضوع الحفلة، والمكان الذي ستقام به، يمكنك تحديد المعدات اللازمة وما تحتاجه.

  • إذا كنت ستقيم الحفلة في المنزل، فمن المحتمل أن تحتاج إلى عدد من الكراسي، أو طاولة إضافية، كذلك ستحتاج إلى ديكور ومشغل موسيقى…
  • أما لو كنت ستقيم الحفلة في الخارج، فالأمر يعتمد على المكان، وعادةً ما يتم تأمين المعدات من قبل المسؤول عن المكان ودورك يكمن في تحديد ما تحتاجه.

8 – اختر الأطعمة والمشروبات

حان وقت أفضل جزء… إنه الأطعمة والمشروبات، تلك التي ستحضرها في المنزل أو التي ستقوم بشرائها جاهزة.

  • اكتب قائمة بالأنواع التي ستقوم بتقديمها، بكمية تكفي الحاضرين مع القليل من الزيادة.
  • بالنسبة لما ستقوم بتحضيره يجب أن تحدد المكونات والوقت المناسب للبدء بتحضيرها حسب المدة التي تحتاجها في التحضير، والمدة التي يمكن تخزينها.
  • بالنسبة لما ستقوم بطلبه يجب أن تبحث عن مكان مناسب، وتسأله عن وقت تقديم الطلب والتأكيد عليه.

قبل 4 – 3 أسابيع من حفلة عيد الميلاد

كيف يمكن تنظيم حفلة عيد ميلاد؟ خطوات مفصلة وفق تسلسل زمني

كلما اقترب الموعد كلما أصبح الأمر أكثر متعة وحماس… حان الوقت لـ

1 – قم بإرسال الدعوات

يجب أن ترسل الدعوات قبل وقت كافي، بحيث يتمكن الضيوف من ضبط جداولهم وتحضير أنفسهم.

بعد إرسال الدعوات يمكنك الطلب من الأشخاص تأكيد الحضور أو إخبارك إن لم يكن ذلك ممكن بالنسبة هم، ووفقًا لذلك قم بوضع قائمة بالضيوف الذي سيحضرون بالفعل.

كذلك في حال كان هناك أي توصيات فردية يمكنك تدوينها، مثل حساسية اتجاه مكون معين حتى لا تضعه ضمن قائمة الطعام، أو حتى تتمكن من تأمين اختيار آخر يناسب ذلك الشخص.

ملاحظة: في حال وجود أي تعديل أو تغيير على الموعد أو المكان أو أي تفصيل يخص الحفلة، فمن المهم أن تتواصل مع الضيوف وتؤكد على ذلك.

2 – اختر الملابس المناسبة

إنها اللحظة الأفضل! نعم، حان الوقت لتختار ما الذي سترتديه، يجب أن تبدأ منذ الآن بالتفكير، انظر في الملابس الموجودة لديك، إن لم يكن هناك ما هو مناسب لديك وقت كافي للبحث وشراء ملابس جديدة.

الجزء الثاني من هذه الخطوة يتمثل بأهمية تجريب الملابس بدقة وإجراء التعديلات والإصلاحات اللازمة، سواء على الموديل والتصميم، أو على المقاس، أو حتى في حال كانت القطعة تحتاج إلى إصلاح…

3 – ماذا عن المعدات اللازمة؟

هل تتذكر تلك المعدات اللازمة، والتي بحثت عن طريقة تأمينها؟ لقد حان وقت متابعة الأمر وخاصةً لو كنت سوف تقوم بشرائها أو استئجارها، فمن المهم أن تؤكد الأمر وتثبت الموعد وغالبًا هذا الأمر يحتاج منك دفع جزء من الأجر.

4 – الهدايا

وهنا يمكننا تمييز نوعين من الهدايا… نعم، نوعين! وبالنسبة لكلا النوعين يجب تحضيرهما قبل وقت كافي، ولفها بطريقة أنيقة ومميزة.

هدية عيد الميلاد

وهي الهدية التي ستقوم بتقديمها لصاحب عيد الميلاد… حتى لو كنت أنت، قدم هدية لنفسك!

لا يشترط أن تكون هدية كبيرة أو باهظة الثمن، الأهم أن تحمل مشاعر صادقة، وأن تكون مناسب لعمر الشخص وطبيعة شخصيته، ويمكنك صنعها بنفسك.

هدية الضيوف

تقديم هدية للضيوف كشكر على حضورهم يعتبر فكرة جيدة، هذه الهدية عادةً ما يتم إعطاءها قبل خروجهم من حفلة عيد الميلاد، يمكن أن تكون هدية تذكارية أو عدة قطع من الشوكولا أو الحلويات… يختلف الأمر حسب نمط الحفلة، وحسب العادات لديكم.

إذا كنت تشعر بالحيرة حول الهدية فيمكنك الاعتماد على: أفكار هدايا عيد ميلاد … وداعًا للحيرة في كل مرة يحتفل شخص تعرفه بعيد ميلاده

قبل 2 – 1 أسبوع من حفلة عيد الميلاد

قبل 2 – 1 أسبوع من حفلة عيد الميلاد

خذ نفس عميق! إذا كنت بدأت بالتحضير قبل مدة فأنت الآن على وشك البدء بالتحضيرات الأكثر دقة، وموعد حفلة عيد الميلاد اقترب جدًا.

أما في حال بدأت الآن بالتخطيط، فلا تقلق، ما يزال بإمكانك اللحاق بنا وتحضير كل شيء الآن!

1 – قم بضبط القائمة الموسيقية

الموسيقى التي ستقوم بتشغيلها طوال الحفلة أو الموسيقى المخصصة لتقطيع الكيك… يجب أن تحضر القائمة وتقوم بتجهيزها بالترتب الصحيح، تمامًا كما يجب أن يتم تشغيلها.

 تحتاج إلى البحث عن الموسيقى، ترتيبها بطريقة مناسبة، نقلها إلى مشغل الموسيقى.

2 – أحضر الأدوات والمعدات

إذا كنت قد قمت بتثبيت حجز الأدوات أو طلب شراءها فيما سبق فغالبًا هي الآن جاهزة وحان الوقت لإحضارها.

يختلف الأمر حسب نوع الأدوات والمعدات وعقد الشراء أو الاستئجار، ولكن بالمجمل يجب أن تكون هذه الأدوات لديك قبل يوم من الحفل كأقل تقدير، وخاصة لو كانت تحتاج لترتيب وضبط وتنسيق…

3 – جهز المكونات لما ستقوم بإعداده

إذا كنت قد قررت تحضير الأطعمة والمشروبات في المنزل، فعليك البدء بتأمين وتجهيز المكونات.

ولكن انتبه، بعض المكونات لا يمكن تخزينها لفترة طويلة، في المقابل مكونات أخرى يمكن أن تحتفظ بها لأيام طويلة، والأمر نفسه ينطبق على الأطعمة فبعضها يمكن تحضيره قبل عدة أيام من الحفلة.

4 – اطلب الأطعمة التي تحتاجها

بالنسبة للأطعمة والمشروبات وتحديدًا الكيك… إذا كنت سوف تقوم بطلبه من مطعم فعليك القيام بهذه الخطوة الآن.

  • حدد الأطعمة والمشروبات التي ستقوم بطلبها، بالعدد الصحيح مع بضع قطع إضافية كما اتفقنا سابقًا.
  • حدد التاريخ والوقت الذي يجب أن تصل هذه الأطعمة فيه إلى المنزل.
  • حدد شكل الكيك والعبارة التي ستكتبها عليه وقم بحجزه.
  • غالبًا سوف تدفع جزء من ثمن الطلبية الآن والبقية عند الاستلام.

قبل 2 – 1 يوم من حفلة عيد الميلاد

قبل 4 - 5 أسابيع من الحفلة

ساعات قليلة جدًا تفصلك عن حفلة عيد الميلاد، ما الذي عليك فعله؟

1 – ترتيب وتنظيم وتنظيف المكان

عليك أن تقوم بتنظيم وترتيب المكان بالشكل النهائي الذي سيكون عليه يوم الحفلة، ولا تترك الآمر لآخر لحظة فهناك ما سيكون عليك القيام به!

تجهيز مكان للحفلة

إذا كنت ستقيم الحفل في الخارج فعليك تفقد المكان، أما لو كنت ستقيم الحفلة في المنزل، فعليك تجهيز المكان، وإزالة الأثاث غير اللازمة وتفريغ مساحة كافية للضيوف.

اجمع الأشياء القابلة للكسر بسهولة، وتلك المهمة، والأشياء التي لا تحتاج إليها في الحفل… وضعها في غرفة أو مكان آمن وأقفله، وخاصة لو كانت الحفلة للأطفال!

تنظيم الكراسي والطاولات

الآن قم بتوزيع الكراسي والطاولات بالعدد الكافي والطريقة المناسبة التي تتضمن الراحة للضيوف.

يمكن الاعتماد على طاولة واحدة كبيرة لوضع كل الأطباق والأطعمة، وكل شخص يأخذ ما يحتاجه، كما يمكنك توزيع طاولات صغيرة للمساعدة، ولكن تأكد من وجود مكان كافي للحركة.

تنظيم المعدات

مشغل الموسيقى، ستاند الحلويات، الإضاءة… وغيرها من المعدات التي أحضرتها لأجل الحفلة، لا بد من تنظيمها، تجريب ما يحتاج إلى تجريب للتأكد من أن أداءه جيد، وتنظيم وترتيب وتنظيف ما يحتاج إلى ذلك.

2 – تحضير معظم الأطعمة والمشروبات

بنهاية اليوم الذي يسبق الحفلة يجب أن تكون قد انتهيت من تحضير معظم الأطعمة والمشروبات التي ستقدمها، أما عن الأطعمة التي ستطلبها من الخارج فهي سوف تصل بالموعد الذي حددته أي يوم الحفلة.

3 – شحن بطارية الكاميرا

كيف يمكن تنظيم حفلة عيد ميلاد بدون كاميرا؟ بالطبع من غير الممكن القيام بذلك!

تحتاج إلى الكاميرا للاحتفاظ بذكريات رائعة عن هذا اليوم، ولآخذ صور مع الضيوف، كذلك لتسجيل مقاطع فيديو في اللحظات المهمة مثل تقطيع الكيك… يمكنك مشاركتها عبر مواقع التواصل الاجتماعي.

أيضًا لو كان لديك شخص في الخارج أو لم يتمكن من الحضور، يمكنك الاتصال به عبر الإنترنت ويمكنه حضور الحفلة معك… كل هذا يحتاج منك شحن الكاميرا أو شحن هاتفك!

يوم حفلة عيد الميلاد

يوم حفلة عيد الميلاد

أخيرًا… يوم الحفلة، إنه اليوم الذي عملت كثيرًا لأجله!

1 – إنهاء التحضيرات والتجهيزات

حتى يوم الحفلة يكون هناك القليل من التحضيرات والتجهيزات المتبقية، عليك إنهاءها باكرًا، بحيث يكون كل شيء جاهز عندما يحين الوقت.

2 – نفخ بوالين الهواء

هذه يمكن أن تكون من بين الخطوات التي تقوم بها في يوم أمس، ولك حرية الاختيار حسب الوقت المتاح أمامك.

قم بنفخ البوالين وتثبيتها في المكان المناسب بما يتماشى مع الديكور، اختر الألوان التي تناسب كل من موضوع الحفلة وصاحب عيد الميلاد، واللون المسيطر على الديكور ككل.

3 – وضع الأطعمة والمشروبات في مكان مناسب

قم بوضع الأطعمة والمشروبات في المكان المناسب على الطاولات والستاند المخصص، كذلك في هذا الوقت يجب أن تصل الأطعمة والمشروبات التي قمت بطلبها، أيضًا الكيك… ضع كل شيء بمكانه النهائي أو بمكان قريب بحيث يسهل الوصول إليه.

4 – استقبال الضيوف

الحفلة على وشك البدء، والآن عليك استقبال الضيوف، استقبلهم، ورحب بهم، وتأكد من أن كل شخص مرتاح في مكان مناسب له، إذا كانت الحفلة للأطفال فقم بإيصال الأطفال إلى الغرفة أو القاعة المخصصة لهم.

5 – حفلة عيد الميلاد

الآن يجب أن تقيم حفلة عيد الميلاد تمامًا كما هو مخطط، بالفقرات والتوقيت الذي حددته، بالتزامن مع الموسيقى التي اخترتها.

بعد أن يصل كل الضيوف، يمكنك البدء بالفقرات المهمة والأساسية للحفلة، مثل الألعاب، النشاطات، وإشعال الشموع وتقطيع الكيك… في نهاية الحفلة وقبل أن يغادر كل ضيف قدم له الهدية المخصصة للضيوف.

بعد حفلة عيد الميلاد

بعد حفلة عيد الميلاد

كل عام وأنت بخير… انتهيت من تنظيم حفلة عيد ميلاد وعملت على الكثير من التفاصيل، والآن بقي القليل من العمل فقط!

1 – إعادة المعدات التي تم استئجارها

وفق ما هو مخطط عليك إعادة المعدات التي قمت باستئجارها قبل الموعد المتفق عليه.

2 – ترتيب وتنظيف المكان

قم بتنظيف المكان، وإعادة ترتيب المكان كمان كان قبل الحفلة، أعد كل الأثاث والقطع التي نقلتها قبل الحفلة.

3 – إرسال رسائل شكر للضيوف

كنهاية للحفلة… قم بإرسال رسالة شكر للضيوف الذين حضروا، هذه الرسائل عادة ما تكون بسيطة ولكنها تعبر عن اهتمام ومحبة كبيرة.

المصادر

How to Plan a Birthday Party – wikihow

How To Plan A Birthday Party – Shutterfly

The Ultimate Birthday Party Planning Timeline – the spruce

161 مشاهدة