طريقة كتابة رسالة رسمية (مع نموذج ومثال)

أفضل طريقة للتعبير عن رأي أو تقديم معلومات مهمة للآخرين هو من خلال رسالة رسمية. هذه طريقة احترافية لشرح وتوضيح فكرة ما باستخدام جمل بسيطة وموجزة لتجنب إضاعة وقت القارئ. تتبع الرسائل الرسمية هيكلًا أو تنسيقًا محددًا يجب الحفاظ عليه في كل أجزاء المستند بأكمله.

في هذه المقالة، سنوضح ماهية الرسالة الرسمية، وسنشرح طريقة كتابة رسالة رسمية ونقدم نموذجًا ومثالًا لرسالة رسمية يمكن الاستعانة بها.

ما هي الرسالة الرسمية؟

الرسالة الرسمية، المعروفة أيضًا باسم “الخطاب الرسمي”، هي مستند مكتوب بشكل احترافي لشركة أو متخصص في مجال الأعمال. يمكن استخدامها عند التقدم للوظائف أو إرسال شكوى أو التعبير عن الاهتمام بوظيفة أو شكر شخصٍ ما. غالبًا ما تتم كتابة الرسائل الرسمية باستخدام جمل بسيطة ومباشرة مع تضمين التحية والتوقيع الرسمي. تتطلب كتابة رسالة رسمية عادةً اتباع تنسيق منظم ومحدد للغاية.

قد تكون الرسالة الرسمية مفيدة أيضًا للتواصل مع أشخاص الذين لا تعرفهم والذين لا تربطك بهم علاقة وثيقة. وهي على عكس الرسالة غير الرسمية التي تكون موجهة عادةً إلى الأصدقاء أو الأقارب، من الأمثلة على ذلك رسالة رسمية أو خطاب رسمي مرسل إلى مكتب الإدارة العامة أو رئيس الشركة.

هيكل نص الرسالة الرسمية

يمكن أن يساعد إنشاء رسالة رسمية موجزة وواضحة في شرح نيتك وهدفك بطريقة قد يفهمها القارئ بسهولة. اتبع الخطوات أدناه لمعرفة كيفية كتابة رسالة رسمية:

1. أختر نوع الخط وحجمه والهوامش.
2. قم بكتابة معلوماتك ومعلومات المستلم.
3. ابدأ الرسالة بالتحية.
4. أكتب نص الرسالة بعبارات واضحة ومختصرة لتوضيح سبب كتابة الرسالة.
5. أكتب فقرة الخاتمة ثم التوقيع.
6. أذكر المرفقات التي أرفقتها مع الرسالة وما تحتويه.
7. قم بتدقيق الرسالة قبل إرسالها.

أختر نوع الخط وحجمه والهوامش

قبل كتابة الرسالة، عليك أن تتأكد من أن تكون رسالتك مفهومة وواضحة، ليس هذا فحسب، بل يجب أن تكون سهلة القراءة، لذلك، عليك أولًا تحديد الهوامش التي لتكون بوصة واحدة فقط في كل جانب من جوانب المستند، عليك أيضًا تجنب استخدام خطوط خاصة صعبة القراءة، أفضل الخطوط التي ينصح باستعمالها بكل اللغات هي Verdana أو Arial أو Calibri أو Times New Roman، اختر حجم النص 12 كي تبدو رسالتك ذات مظهر أنيق.

قم بكتابة عنوان جيد

بعد اختيار الهوامش والخطوط وحجمها، ابدأ بكتابة الرسالة الرسمية، في البداية، اكتب اسمك في الزاوية اليمنى العلوية من الصفحة، ثم اكتب عنوانك والتاريخ الحالي، يمكنك أيضًا تضمين رقم هاتفك والبريد الإلكتروني إذا كنت تحتاج إلى تلقي رد على رسالتك.

بعد ذلك، قم بكتابة عنوان المستلم أسفل المعلومات الخاصة بك، أكتب اسمه وعنوانه واسم المؤسسة أو الشركة، ننصحك بأن تتأكد من صحة المعلومات هذه بدقة، لا يجب أن تكون هناك أي أخطاء خاصةً في اسم المستلم وعنوانه.

ابدأ الرسالة بالتحية

يجب أن تبدأ الرسالة بالتحية، معظم الرسائل الرسمية تبدأ بتحية مثل “السيد أو السيدة ثم اسم المستلم”، إذا كنت تعرف الاسم الأول أو اسم عائلة المستلم، يمكنك تضمين ذلك في التحية. على سبيل المثال، يمكنك كتابة “السيد أليكس سميث” أو “السيدة أليكس سميث”. إذا كنت تجهل اسم المستلم، يمكنك كتابة “سيدي أو سيدتي” فقط.

أكتب جسم الرسالة بعبارات واضحة ومختصرة

جسم الرسالة هو المكان الذي تكتب فيه الفقرات الرئيسية التي توضح فيها الفكرة أو المشكلة أو الشكوى أو المعلومات التي تريد تقديمها من خلال الرسالة الرسمية، في بداية جسم الرسالة، قدم نفسك باختصار ثم اشرح السبب الذي دفعك إلى كتابة هذه الرسالة، يمكن استخدام عبارة مثل: “أكتب إليك هذه الرسالة لـ … “

بعد أن تقدم نفسك وتوضح الهدف من الرسالة، انتقل إلى الفقرة التالية والتي يجب تستخدمها لدعم فكرتك أو قضيتك، على سبيل المثل، إذا كنت تكتب رسالة رسمية لتوصية بتوظيف شخص ما، عليك التركيز على المهارات التي يتمتع بها هذا الشخص.

استمر في كتابة بيانات وأمثلة حتى تعتقد أن القارئ قد فهم وجهة نظرك بوضوح. اجعل جملك قصيرة وبسيطة وسهلة الفهم للقارئ.

أكتب فقرة الخاتمة ثم التوقيع

في نهاية الرسالة الرسمية، عليك كتابة خاتمة، احرص على أن تكون الخاتمة عبارة عن فقرة قصيرة، تنهي فيها الرسالة عن طريق تكرار النقطة الرئيسية، أو شرح أي خطوات تالية محتملة أو شكر المستلم على قضاء وقته في قراءة رسالتك.

بعد الخاتمة، عليك وضع توقيع خاص في نهاية الرسالة، من الأمثلة على التوقيعات التي يمكن استخدامها:

• مع خالص الشكر
• مع كامل الاحترام والتقدير
• مع الشكر
• تفضلوا بقبول فائق الاحترام

بعد توقيعك الختامي، اكتب اسمك في أسفل الرسالة.

أذكر المرفقات التي أرفقتها مع الرسالة

المرفقات عبارة عن مواد إضافية تضاف إلى رسالتك لدعمها، على غرار إرفاق ملف مع رسالة البريد الإلكتروني. إذا أرفقت مستند مع رسالتك، فيجب أن تذكر ذلك نهاية رسالتك. حيث يجب إبلاغ القارئ بأن هناك مستندًا قد تم إرفاقه.

تدقيق الرسالة قبل إرسالها

بعد أن تنتهي من كتابة الرسالة، يجب قراءتها بتمعن ودقة بحثًا عن أي أخطاء نحوية أو إملائية. عليك أيضًا مراجعتها للتأكد من أن الجمل والفقرات مترابطة وواضحة بما يكفي ليفهمها المستلم. وبعد الانتهاء من التدقيق، يمكنك إرسال الرسالة إلى المستلم. اختر مظروفًا أبيض عادي مربع أو مستطيل الشكل. قم بطي الرسالة بشكل جيد وضعها في الظرف.

في الزاوية العلوية اليمنى من الظرف، اكتب اسمك وعنوانك ثم اكتب اسم المستلم وعنوانه في وسط الظرف. ثم أرسل الرسالة الرسمية إلى المستلم المطلوب.

الفرق بين الرسالة الرسمية والرسالة غير الرسمية

الرسائل الرسمية تختلف عن الرسائل غير الرسمية، لكن أحيانًا قد يكون هناك خلط بين النوعين، فيما يلي الفرق بينها:

تتميز الرسائل الرسمية بأنها:

• تكون مطبوعة ولا يجب كتابتها باليد.
• تتبع نمط واحد متماثل.
• تتألف من عبارات قصيرة وموجزة.
• لها هيكل وبنية مهنية.

على عكس الرسائل الرسمية، لا تتبع الرسائل غير الرسمية هيكلًا معينًا، وهي تتميز بما يلي:

• لغة أقل احترافية وعادية
• مكتوبة بخط اليد أو مطبوعة
• لا يوجد تنسيق معين يجب اتباعه

أنواع الرسائل الرسمية

قد يكتب الأشخاص خطابات رسمية لأسباب مختلفة تتضمن التعبير عن اهتماماتهم أو مخاوفهم أو شكاويهم. فيما يلي بعض أنواع الرسائل الرسمية الأكثر شيوعًا:

خطاب الاستقالة

إذا كان الموظف يرغب في ترك وظيفته، يقوك بإرسال خطاب استقالة مختصر إلى المسؤول في العمل، يشرح في هذا الخطاب السبب الذي يدفعه إلى الاستقالة.

خطاب التغطية

عندما يتقدم شخص لوظيفة ما، فإنه يرسل سيرته الذاتية، يجب أن تكون السيرة الذاتية مرفقة بخطاب تغطية يوضح نقاط القوة والعوامل التي قد تدفع صاحب العمل إلى توظيفه.

رسائل الشكوى

قد يستخدم العديد من الأفراد أو الشركات الرسائل الرسمية لإرسال شكوى بشأن منتج أو خدمة ما. وقد يُطلب من موظف كتابة خطاب شكوى نيابة عن شركة غير راضية عن منتج يستخدمه الموظفون.

خطاب الاهتمام

إذا كان شخص ما مهتمًا بالعمل لدى شركة ولكنه لا يرى أي وظائف شاغرة لديها، فيمكنه كتابة خطاب اهتمام يوضح فيه أنه يرغب في العمل بالشركة عندما تتوفر فرص متاحة.

خطاب التوصية

عندما يتقدم شخص للحصول على وظيفة في شركة أو مقعد دراسي في إحدى الجامعات التي تقدم منح دراسية، فقد تطلب الشركة أو الجامعة خطاب توصية. غالبًا ما يكون الشخص الذي يكتب الخطاب شخصًا عمل عن كثب مع مقدم الطلب ويوضح مؤهلاته لهذا المنصب.

نموذج رسالة رسمية

فيما يلي نموذج لرسالة رسمية صحيحة:

اسمك

عنوانك

التاريخ الحالي

السيد أو السيدة: اسم المستلم – المسمى الوظيفي للمستلم

الفقرة الأولى عبارة عن مقدمة تشرح فيها أسباب الكتابة إلى المستلم. يمكنك استخدام الجملتين أو الثلاث التالية لتوضيح موضوع رسالتك بشكل أكبر. حاول الامتناع عن إعطاء تفاصيل أو أمثلة حتى الفقرة الثانية.

الفقرة الثانية ستصف وجهة نظرك بشكل أكبر. يمكنك استخدام أمثلة أو تفاصيل أخرى لإبلاغ القارئ برأيك أو أي معلومات مهمة. يجب أن تكون هذه الفقرة بطول ثلاث إلى أربع جمل، أي أن رسالتك يجب أن تكون قصيرة وموجزة ومباشرة.

الفقرة الأخيرة هي الخاتمة. يمكنك فيها شكره على وقته في قراءة هذه الرسالة ويمكنك اقتراح أي خطوات متابعة ضرورية.

اسمك

التوقيع

المرفقات: اسم الوثيقة المرفقة مع الرسالة

مثال على رسالة رسمية

فيما يلي مثال على رسالة رسمية. يمكنك استخدام هذا كمرجع أثناء كتابة رسالتك الرسمية:

سارة مور

واشنطن العاصمة، الولايات المتحدة الأمريكية

17 ديسمبر 2019

السيد كاميرون جونز – مدير قسم المحاسبة في شركة جنرال موتورز

أكتب إليك لإبلاغك باستقالتي من وظيفتي كمحاسبة في مجموعة جنرال موتورز، وذلك بعد أسبوعين من التاريخ الحالي.

إنني أقدر كل الدعم والتشجيع والتحفيز الذي تلقيته خلال فترة عملي لديكم. لقد قررت العمل في وظيفة أخرى يمكنني فيها زيادة مهاراتي. خلال الأسبوعين المقبلين، سأستمر في تكريس وقتي لإنهاء بقية مشاريعي وسأقدم أي تدريب ضروري لأي موظف سيحل محلي.

شكرًا لك مرة أخرى على الدعم الذي قدمته لي وأشكرك على الوقت الذي قضيته في قراءة هذه الرسالة. إذا كنت ترغب في تحديد موعد اجتماع لمناقشة هذا الأمر أكثر، فسأكون سعيدًا للتحدث عندما تكون متفرغًا.

مع خالص الشكر

سارة مور

المرفقات: قائمة بمشاريعي الحالية + جدول زمني لإنهائها.