صحيح إن الإيميل من أقدم وسائل الاتصال التكنلوجية نوعًا ما بالنظر إلى وسائل التواصل والاتصال الحديثة من منصات تواصل اجتماعي وتطبيقاتها المختلفة، إلا إنه ما زال الإيميل يعد وسيلة التواصل الأفضل في بيئات العمل فضلًا عن إنه يعد وسيلة اتصال رسمية يمكن استخدامها في كل الأوقات، في حين وسائل التواصل الأخرى مخصصة للتواصل الاجتماعي وليس المهني، إذ تم تخصيصها للتواصل مع العائلة والأصدقاء والمعارف فقط.
لذلك وانطلاقًا من أهمية الإيميل في التواصل لدى العديد من الأوساط والجهات المهنية والرسمية، سنتعرف هنا على القواعد الصحيحة والرسمية لكتابة الإيميل وصياغته بالشكل الصحيح، وذلك في سبيل اتقان مهارة التواصل عبر الإيميل ومعرفة كيفية إيصال الفكرة التي نريد إلى الطرف الأخر عبر رسالة البريد الإلكتروني.
قبل كتابة الإيميل
كتابة الإيميل تعتمد على عدة عوامل منها الجهة التي تنوي إرسال الإيميل لها والغرض الذي من أجله ترسل الإيميل، وما الذي تريده من تلك الجهة هل تنتظر منهم رد على رسالتك أو تنتظر منهم تنفيذ أمر ما، بالإضافة لذلك من الضروري اعتبار عوامل أخرى مثل مستوى معرفتك بمن ترسل له الإيميل هل ترسل الإيميل إلى زميل عمل تعرفه جيدًا، أم ترسله إلى شخص للمرة الأولى تتواصل معه. كل هذه الأمور أساسية للجواب على سؤال كيف أكتب إيميل؟
اقرأ أيضًا: اتقن كتابة رسالة طلب وظيفة باحترافية وتقدم للوظيفة التي تريد
إلى من ترسل الإيميل؟
أول ما يجب أخذه بالاعتبار عندما تتساءل كيف أكتب إيميل؟ هو من هي الجهة التي ترسل لها الإيميل؟ هل مديرك في العمل أم صديقك، أو شريك العمل الذي تدير بالشراكة معه مشروع ما، إذ إنه هناك نوعين من الإيميلات أو رسائل البريد الإلكتروني الرسمية منها وغير الرسمية.
الرسمية تستخدم أثناء التواصل بمختلف أشكاله في بيئات العمل، مثل رسالة إلى المدير، أو الفرع الثاني من الشركة التي تعمل فيها أو إلى مسؤول التوظيف في الشركة التي تقدمت بالعمل لها، أو عندما تتواصل مع شخص للمرة الأولى أيً يكن هذا الشخص وحتى لو لم يكن ذلك في بيئة العمل، كذلك يستخدم هذا الشكل من الرسائل للتواصل مع الجامعات مثلًا والمنظمات الرسمية الحكومية منها وغير الحكومية.
الرسائل الغير رسمية تستخدم للتواصل الشخصي والاجتماعي، مثل التواصل بين الأصدقاء ومع العائلة وما شابه، وتناقص مؤخرًا استخدام هذا النوع من رسائل البريد الإلكتروني نتيجة ظهور تطبيقات التواصل الفوري مثل وسائل التواصل الاجتماعي التي حلت محلها.
لذلك عندما تكتب الإيميل في الأوساط المهنية والعمل أو للتواصل مع جهة رسمية يجب أن تكون الرسالة رسمية، وهذا يعني أن تكون اللغة المستخدمة ونبرة الكلام رسمية قدر الإمكان، استخدم اللغة الفصحى ولا تستخدم اللغة والمصطلحات العامية إلا عند الضرورة، أما في حال كنت تكتب لصديق أو قريب أو أحد أفراد عائلتك يمكنك عندها الكتابة باللهجة العامية ولا ضير في ذلك.
مستوى معرفتك بالشخص أيضًا لها دور في طريقة كتابة الإيميل، فهل تكتب لشخص لأول مرة ولم يسبق أن التقيت به، وبهذه الحالة يجب التعريف عن نفسك في نص الرسالة، أما إذا ما كنت تكتب لشخص تعرفه ويعرفك جيدًا من غير الضروري التعريف بنفسك.
ما الغرض من الإيميل؟
من الضروري أيضًا تحديد الغرض من الإيميل قبل كتابته ومعرفة ما الذي نريده من الطرف الآخر، حتى نعرف كيف يمكن صياغة ما نريد ضمن نص الرسالة بالأسلوب المناسب. وبالتالي لا تظهر رسالتنا وكأنها طلب آمر من الطرف الآخر أو إملاء شيء ما عليه، بل يجب أن تصاغ الرسالة بأسلوب مهني بعيدًا عن إظهار أي شكل من السلطة أو القوة على الطرف الآخر، ويمكن ان يتم ذلك عبر إظهار الغاية والسبب الذي جعلنا نطلب منه هذا الأمر.
من الضروري أيضًا تقدير الحاجة لهذا الإيميل الذي تكتبه ففي بعض الأحيان يكون من الأفضل مناقشة الأمر وجهًا لوجه مع الطرف الآخر عوضًا عن الإيميلات المتبادلة والتي قد تطول أكثر من اللازم. أحيانًا يلزم الأمر إجراء مكالمة هاتفية بدل الإيميل. كل هذه الأمور يجب أخذها بالحسبان عند تحديد الغرض من الإيميل أو البريد الإلكتروني.
كيف أكتب إيميل
وبعد أن تعرفنا إلى الأمور الواجب اعتبارها قبل البدء بكتابة الإيميل، الآن لنتعرف إلى كيفية كتابة الإيميل بالشكل الصحيح وكيف يجب أن يكون:
- ابدأ الإيميل بالتحية المناسبة وتسمية الشخص الذي سيقرأ الرسالة كأن تكون: السيد سامر تحية طيبة وبعد” ولا تبدأ أي أيميل كان حتى لو كان غير رسمي بالموضوع مباشرة، بل مثل هذه التحية تعد من أبرز قواعد كتابة الإيميل ولا بد منها، إذ إنها كما السلام عند مقابلتنا لشخص ما.
- أشر إلى الموضوع الرئيسي للرسالة في مقدمة الإيميل، حتى لو كنت ترغب في التعريف عن نفسك أولًا، فمن الضروري أن يعرف الشخص لماذا تكتب له، أي يمكنك التعريف عن نفسك في المقدمة وكتابة صياغة من قبيل “وأكتب لك بخصوص التطور الأخير الذي حصل”.
- لا تبدأ الرسالة بجملة أو فقرة غامضة، فهذا سيربك القارئ ولن يعرف لماذا تكتب له وعن ماذا تتكلم، اجعل القارئ يعرف من البداية ما الذي تتكلم عنه.
- تجنب الاختصارات والكلمات والمصطلحات العامية والتي قد لا تكون مفهومة للجميع، فما تعرفه أنت ليس من الضروري أن يعرفه الشخص الآخر.
- انتبه للاختلافات الثقافية إذا ما كنت تراسل شخص من بلد أو ثقافة مختلفة عنك، فبعض الكلمات قد لا تكون متداولة في ثقافته وقد لا يعرف معناها، هذا الأمر يحصل عند التواصل مع جامعة في بلد أجنبي، أو منظمة أجنبية ما.
- عبر باختصار عما تريد في الإيميل قدر الإمكان وتجنب الإطالة غير اللازمة.
- في حال اشتملت الرسالة على طلب بتنفيذ أمر أو القيام بشيء ما أضف تعبير “من فضلك” لتكون الرسالة أكثر تهذيبًا واحترامًا للطرف الآخر.
- تجنب أن تكون الرسالة بمقطع واحد خاصة إذا ما كانت طويلة بعض الشيء، إذ يفضل أن تكون بعدة فقرات، فقرتين أو ثلاثة لا أن تكون فقرة واحدة.
- أنهي الرسالة بعبارة شكر من قبيل “مع خالص التحيات” “مع خالص الشكر” أو غير ذلك من التعابير المناسبة، ثم اسمك كتوقيع.
- في عنوان الرسالة، لكل إيميل يرسل عنوان إلا إذا كان الإيميل رد على إيميل آخر، لذلك اجعل العنوان واضح ومعبر عن محتوى الرسالة بشكل مباشر.
- في حال كان الإيميل يحتوي في المرفقات على ملف ما، أشر إلى ذلك في نص الرسالة حتى يتذكر القارئ تحميل الملف المرفق والاطلاع عليه.
- يمكنك إن أردت (وليس ضروري) إضافة توقيع إلى نهاية رسائلك في البريد الإلكتروني، يجب أن يشتمل التوقيع إن اضفته اسمك الكامل ومنصبك الوظيفي واسم الشركة أو الجهة التي تعمل لديها ورقم هاتفك.
- عندما تنتهي من كتابة الإيميل أعد قراءته وصحح ما يلزم تصحيحه واحذف الغير ضروري منه.
- لا تنسى جعل الخط في الرسالة واضح ومناسب للقراءة، عادة ما يكون الخط الأساسي في البريد الإلكتروني صغير جدًا، من الأفضل تكبير الخط ليكون أكثر وضوحًا، وتجنب استخدام الألوان والزخارف الخطية (استخدم اللون الأسود فقط).
وأخيرًا لا تنسى التأكد من إن الفكرة التي تريد إيصالها من خلال الإيميل قد تم توضيحها في الرسالة بشكل جيد، وبالتالي يستطيع القارئ فهمها بمجرد اطلاعه وقراءته للرسالة. وبذلك نكون أجبنا على التساؤل الذي كان يراودك قبل قراءتك لهذا المقال وهو كيف أكتب إيميل؟ وتستطيع الآن بالتأكيد كتابة إيميل احترافي رسمي لأية جهة كانت.
