سواء كنت مبتدئ في العمل أو كنت مدير محترف فإن إرسال إيميل رسمي بالعربي جزء أساسي من عملك وهو مهمة مبنية على قواعد وأصول قد لا تبدو بهذه الأهمية ولكن يمكن بدونها أن تفقد المصداقية والاحترافية… وبالتالي فأنت تحتاج إلى قواعد كتابة إيميل رسمي بالعربي لتضمن نجاح عملك وشركتك.
ما هي قواعد إرسال إيميل رسمي بالعربي وما هي أهم الملاحظات التي يجب التأكد من تنفيذها؟ كيف تكتب إيميل رسمي بالعربي بطريقة ناجحة وبدون الوقوع في الأخطاء؟
كيفية كتابة و إرسال إيميل رسمي بالعربي
كتابة إيميل رسمي بالعربي ليس بالمهمة الصعبة ولكن هناك بعض النقاط والقواعد الهامة التي يجب أن تبني بريدك الإلكتروني عليها وتتأكد منها قبل إرساله!
20 – يجب أن تعتمد بريد إلكتروني رسمي
قبل البدء بالتحدث عن طريقة كتابة أو إرسال إيميل رسمي بالعربي هناك نقطة في غاية الأهمية تعتبر الأساس الذي لا يمكن تجاوزه وهي البريد الإلكتروني الذي ترسل منه رسالتك!
فلا يمكنك إرسال إيميل رسمي من حساب باسم غير رسمي مثل: “ملكة الغموض” أو “أسير الأحزان”… وما إلى ذلك من أسماء! يجب على بريدك الإلكتروني أن يكون رسمي، ولكن كيف يمكن أن يكون رسمي؟
من المهم أن تكون المعلومات فيه دقيقة وصحيحة فيجب أن يكون باسمك أنت أو باسم الشركة التي تعمل بها، يمكنك اختيار صورة مناسبة لك أو صورة شعار الشركة.
يفضل أن تخصص بريد إلكتروني للعمل مختلف عن البريد الإلكتروني لمواقع التواصل أو الاشتراكات وغيرها.
قد يهمك: كيفية إنشاء حساب جيميل جديد خطوة بخطوة مع الصور وكل ما يقدمه من ميزات
19 – لا تتجاهل عنوان أو موضوع الإيميل
عندما تقوم بإرسال إيميل رسمي فعليك كتابة عنوان مناسبة وألا تتجاهل هذه الخطوة وبشكل خاص لو كنت تراسل الجهة المعنية للمرة الأولى! ولكن أين تكمن أهمية كتابة الموضوع المناسب؟
تكمن الأهمية في أن معظم الشركات والجهات الرسمية تعتبر الإيميلات التي تكون بدون موضوع عبارة عن بريد عشوائي ويتم تجاهله أو حذفه بدون فتحه أو قراءته، أيضًا وجود موضوع مناسب يحتوي العبارات الرئيسية في رسالتك سوف يجعل من السهل على الجهة المستلمة البحث عن رسالتك والعودة إليها بسهولة عند الحاجة إلى ذلك.
لذا تأكد من كتابة عنوان موضوع مناسب يعبر عن محتوى رسالتك باختصار وبطريقة صحيحة ويضم العبارات المفتاحية.
18 – اختر تحية مناسبة واكتبها بطريقة صحيحة
يجب أن تبدأ رسالتك بالتحية المناسبة، ولكن بغض النظر عن التحية الرسمية التي اخترتها فهناك نقطة أهم وهي الطريقة التي ستكتب بها هذه التحية!
فيجب أن تعرف كيف توجه تحيتك بشكل صحيح أي أنه عليك توجيه التحية مع ذكر اسم الشخص المتلقي أو وظيفته وبالتالي يجب معرفة فيما إذا كان المتلقي موظف أو موظفة وأن تعرف صفته الوظيفية، يمكنك إجراء بحث حول هذا الأمر ولكن ماذا لو لم تتمكن من تحديد ذلك؟ عندها يمكنك الاعتماد على التحيات العامة وكتابتها بصيغة عامة.
17 – تأكد من كتابة رسالتك باختصار
إنها رسالة رسمية وليست رواية وبالتالي إذا كنت ترغب بأن يتم الرد عليها سريعًا فمن أهم الأشياء التي عليك وضعها نصب عينيك هو أن تجعل رسالتك مختصرة أي أن تعتمد على الإيجاز بما يحقق الغرض بدون الحشو الزائد.
ادخل في الموضوع مباشرة بدون الإبحار في الكثير من الشرح، تجنب المقدمات الطويلة وعبارات البدء المبالغ فيها، كما أنه عليك أن تكون واضح بشأن الغرض من رسالتك بدون أن يكون هناك أي مجال للخطأ أو عدم الفهم.
16 – لا تستخدم الاختصارات أو الرموز التعبيرية
لأن المحادثات النصية تفتقد للجزء الأهم من المحادثات الحقيقة وهو التعبيرات والتواصل البصري تأتي أهمية الرموز التعبيرية ولكنها مهمة في المحادثات العامة والشخصية وهذا لا ينطبق على المراسلات الرسمية!
تذكر أنت تقوم بكتابة و إرسال إيميل رسمي بالعربي وبالتالي عليك تجنب استخدام الاختصارات أو الرموز عندما لا يكون هناك علاقة تجمعك مع الشخص المتلقي، وعليك تجنب استخدامها بالكامل في حال كنت ترسل الإيميل من البريد الإلكتروني الخاص بالشركة.
15 – ابدأ رسالتك بملاحظة إيجابية
على الرغم من أهمية الاختصار والدخول بشكل مباشر في موضوع رسالتك ولكن هذا لا يعني تجاهل الشخص المتلقي وعدم كتابة ملاحظة إيجابية تترك انطباع مريح لديه!
هذا الأمر لن يخلق انطباع جيد فحسب، بل هو شيء ضروري في حال كنت تعرف المتلقي بشكل شخصي وأمر في غاية الأهمية في حال لم تكن تعرفه لأنه سيكون طريقة رائعة وأنيقة لبناء علاقة طيبة بينكما في حال احتجت للمساعدة منه فيما بعد.
يمكنك اعتماد عبارات وملاحظات إيجابية ولطيفة مثل: “أتمنى أن تكون بصحة وحال جيد عندما تتلقى رسالتي” “أتمنى أن تكون قد قضيت عطلة مريحة”….
14 – كن واضح بعيدًا عن الغموض
يجب أن تكون واضح كل الوضوح بشأن الغرض من رسالتك والهدف من إرسالها، أي يجب أن تذكر كل الأشياء والمعلومات التي يجب أن يعرفها الشخص الآخر وأن تكتب كل الأسئلة والاستفسارات التي لديك بدون نسيان أي شيء منها.
بشكل عام الأمر سهل للغاية إن كان هناك هدف واحد من الرسالة ولكن في حال كان هناك العديد من التساؤلات والأهداف فيجب ذكرها كلها بشكل تعداد نقطي حتى يكون تنسيق الإيميل مناسب.
13 – ملحقات مع رسالة البريد الإلكتروني
عادةً يمكن أن تحتاج إلى إرسال ملفات وملحقات مع رسائل البريد الإلكتروني الرسمية هذه الملفات بشكل تلقائي تأخذ مكانها المناسب في الملحقات ولكن هناك إلى جانبها بعض المعلومات التي لا تحتاج لذكرها ضمن النص.
مثل الروابط أو الشرح والأمور التوضيحية والبيانات التفصيلية… مثل هذه الأشياء يمكنك ذكرها في نهاية الرسالة تحت عنوان “ملحقات”.
12 – عليك إنهاء الرسالة بشكل عملي
هذا الجزء يكون في غاية الأهمية وبشكل خاص في حال كنت تنتظر رد أو فعل معين أو إجراء بعد رسالتك، وبالتالي سيكون عليك إنهاء الرسالة بطريقة عملية تدفع الطرف الثاني لاتخاذ هذا الإجراء أو الرد بأسرع ما يمكن.
توجد الكثير من الجمل والعبارات المناسبة مثل: “أنتظر ردك على هذه الرسالة” “أرغب بمناقشة المزيد من التفاصيل بشكل شخصي لذا فنحن نحتاج لإجراء اجتماع في وقت قريب” “أرجو أن تقوم بإجراء مناسب”….
يمكنك كذلك تحديد الوقت المتوقع لهذا الإجراء أو الرد من خلال ذكره مثل أن تقول: “أتوقع الرد منك في نهاية الأسبوع” “نحتاج لإجراء اجتماع بيننا في مطلع الأسبوع القادم”…
11 – تأكد من تقديم الشكر للطرف الآخر
في نهاية رسالتك يجب أن تتوجه بالشكر للطرف المتلقي على قراءة البريد الإلكتروني الذي أرسلته واهتمامه بشأن اقتراحاتك أو الأسئلة التي لديك.
توجد أمامك اختيارات كثيرة مثل: “أشكرك على الوقت الذي خصصته لقراءة رسالتي” “شكرًا لك لاهتمامك”…
10 – اترك معلومات الاتصال الخاصة بك
بعد إنهاء رسالتك بالتحية سيكون عليك أن تترك معلومات الاتصال الخاصة بك: اسمك – بريدك الإلكتروني – رقم هاتفك إن احتاج الأمر لذلك…
هذا الأمر مريح جدًا إن احتاج الطرف الثاني الرد على رسالتك أو الاتصال بك سريعًا بعد قراءتها فهو مباشرة سوف يكون قادر على الوصول إليك من خلال هذه المعلومات دون أن يتكبد عناء البحث عنها.
9 – تأكد من رسالتك بالكامل قبل إرسالها
لا تضغط على زر إرسال! فيجب أن تمر على رسالتك بالكامل وتتأكد منها لأن خطأ إملائي صغير أو نسيان شيء يمكن أن يتسبب بمشاكل كبيرة ويمكن أن يجعلك تظهر كما لو كنت مهمل ويمكن أن يقلل من أهمية الرسالة.
لذا خصص من وقتك بضع دقائق لقراءة الرسالة مرة أخرى والتأكد من كل شيء ضمنها من المعلومات والبيانات وأسلوب وطريقة الكتابة….
8 – اجعل رسالتك منظمة ومريحة للعين
التنسيق والشكل العام للرسالة أمر في غاية الأهمية إنه يجعل مهمة قراءتها مهمة أسهل وخاصة عندما يكون أمام الشخص المتلقي أطنان من الرسائل للمرور عليها.
اختر نمط خط مريح للعين وقم بالاعتماد على عدة تدرجات منه وفق الأهمية والمكان فالعناوين والأشياء المهمة اجعلها بخط أكبر وأغمق، اضبط المحاذاة بشكل أنيق، واجعل رسالتك عدة فقرات ولا تكتبها في فقرة واحدة….
التنسيق الأفضل أن تقوم بتقسم الرسالة إلى: العنوان – التحية – الملاحظة الإيجابية – المقدمة (حيث تبدأ بعرض الهدف من الرسالة…) – نص الرسالة أي مناقشة موضوع الرسالة – الخاتمة وعادة تحتوي الاقتراحات أو التوقعات – التحية – معلومات الاتصال الخاصة بك – الملحقات.
7 – التوقيت مفتاح المراسلات الناجحة
سواء كنت ترسل رسالة أو ترد على رسالة فإن التوقف هو المفتاح في المراسلات العملية الرسمية فيمكن لتأخير بسيط أن يتسبب بخسائر كثيرة.
لذا اختر الوقت المناسب بناءً على الهدف من رسالتك ومدة كونها مستعجلة أو تملك الوقت المناسب، وبشكل خاص لو كنت تنتظر رد من الطرف الثاني في وقت محدد فعليك أن ترسل الرسالة بوقت أبكر بحيث تمنحه إمكانية القراءة والرد بشكل مريح.
6 – لا تكرر الكلمة نفسها كثيرًا في الجملة
أنت تعمل على إرسال إيميل رسمي بالعربي واللغة العربية هي بحر وهي لغتك الأم وبالتالي عليك أن تهتم بالكلمات التي تختارها بحيث تبقي رسالتك بعيدة عن الملل والركاكة… لذا اختر عبارات مناسبة ولا تكرر الكلمة نفسها في الجملة عدة مرات.
5 – احذر من الرسائل المترجمة تلقائيًا
يمكن أن يكون نموذج الرسائل الذي تعمل وفقه هو نموذج باللغة الإنجليزية وبالتالي قد ترغب بالاعتماد على الترجمة التلقائية بدلًا من كتابة الرسالة بالعربي من الصفر ولكن عليك أن تحذر كل الحذر من الترجمة التلقائية.
فبعض المصطلحات التي تخص العمل يمكن أن تتم ترجمتها بطريقة مغايرة تمامًا لما هو مطلوب أيضًا بعض الكلمات تملك أكثر من معنى والأهم هو الأسلوب الذي يحتاج إلى إعادة ضبط.
4 – ماذا عن رسائل المتابعة؟
في معظم الأحيان أنت تكون بانتظار رد على رسالتك وبالتالي ستحتاج لإرسال رسالة متابعة في حال لم يصل الرد سريعًا، ولكن مع وجود الكثير من الرسائل للرد عليها تقوم بعض الشركات والجهات الرسمية بفرز الرسائل وتقسيمها بشكل يومي، وبالتالي لا يجب أن ترسل رسالة متابعة إلا بعد مرور 24 ساعة على رسالتك الأولى.
3 – تخيل أنك تلقيت هذه الرسالة
ضع نفسك مكان الطرف الثاني وتخيل كما لو أنك أنت من تلقى هذه الرسالة، وبالتالي عليك ملاحظة الأسلوب والنص والنمط وما إلى هناك، وأن تسأل نفسك أسئلة مثل: هل هذه الرسالة واضحة أم غامضة؟ مريحة للعين أم أن تنسيقها مزعج؟ وما إلى ذلك…
2 – اقرأ بعض الأمثلة قبل إرسال إيميل رسمي بالعربي
وبشكل خاص لو كانت هذه هي مرتك الأولى في إرسال هذا النمط من الرسائل باللعة العربية فيفضل لو تقوم بالاطلاع على المراسلات السابقة للشركة حتى تتعلم الأسلوب المطلوب والمتبع وطريقة التنسيق…
1 – كتابة إيميل رسمي إلى مجموعة
ماذا لو كنت تراسل مجموعة من الأشخاص وليس شخص واحد؟ عندها ببساطة سيكون عليك اتباع الخطوات والملاحظات نفسها ولكن مع التوجه بخطابك لمجموعة من الأشخاص في التحية والملاحظة الإيجابية والشكر.
إذا كان إرسال إيميل رسمي بالعربي هو جزء العمل الذي يسبب لك الإرباك أو القلق فأنت الآن قادر على القيام به بطريقة صحيحة تضمن نجاح عملك وشركتك… ولكن عليك التأكد من القواعد الـ 20 كلها.
المزيد حول الرسائل الرسمية:
- اتقن كتابة رسالة طلب وظيفة باحترافية وتقدم للوظيفة التي تريد
- بالأمثلة والنماذج .. طريقة كتابة رسالة بالإنجليزي
المصادر
- Writing a Formal Email – Menlo
- How to Write a Formal Email – sparkmailapp
- How to Properly Write a Formal Email (That Gets Results) – business tutsplus
