الأخطاء تحصل في كل مكان وفي مختلف الظروف والأحوال ولا يوجد من لا يخطئ إلا من لا يعمل، ولكن هناك فرق بين خطأ وآخر، إذ لا يجب أن نكرر ذات الخطأ ونقع في ذات المشكلة. بل يجب أن تكون الأخطاء واحدة من مصادر تعلمنا التي تكسبنا المزيد من الخبرات والمعارف.
الأمر الأفضل هو أن نتعلم من أخطاء الأخرين ومن تجاربهم وظروفهم لنقلل من أخطاءنا قدر الإمكان، فهذا يمنحنا المزيد من المعرفة والدراية ويوفر الكثير من الوقت والجهد.
لذلك هنا سنتعرف إلى قائمة من أبرز 10 أخطاء تحصل في إدارة المشاريع الصغيرة والمتوسطة منها، ونلقي نظرة على العقبات والمصاعب التي تترتب على هذه الأخطاء، والآلية الصحيحة لمعالجة كل خطأ منها.
10 من أبرز أخطاء إدارة المشاريع الصغيرة
1 – غياب قانون عمل واضح
أن تدير أو تملك مشروع صغير والعاملين معك أو الموظفين في مشروعك لا يتجاوزون الثلاث أو أربعة أشخاص، وقد يكونون من أصدقائك أو معارفك أو أقربائك هذا لا يعني بتاتًا أن تعاملهم كما في الحياة العادية خارج العمل.
لا بد أن تعرف أن الحياة في الخارج شيء والعمل شيء أخر، ولا بد أن يعرف العاملين معك هذه الحقيقة، أنت هنا تدفع لهم مقابل الوقت والجهد الذي يبذلونه معك، وهذا يفرض عليك ضرورة وجود قوانين واضحة يتبعها كل من يعمل في مشروعك من حيث أوقات العمل والالتزام فيها، الإجازات الأسبوعية، الراتب وما إلى ذلك من تفاصيل العمل.
وجود قوانين واضحة للعمل معك يسهل عليك الكثير من التفاصيل، ويحد من خسائر لا داعي لها جراء غياب هكذا قوانين. يمكنك وضع قوانين العمل لمشروعك بنفسك أو يمكنك الاستعانة بمتخصص موارد بشرية مثلًا يساعدك على وضع القوانين الصحيحة.
2 – التعامل بصرامة مفرطة
عكس الخطأ السابق، وبرغم ما ذكرناه يجب أن تتمتع بمواصفات المدير العادل الذي يدرك جيدًا كيفية تقدير أمور موظفيه وحاجاتهم، ويعرف كيف يميز بشكل جيد بين الأوقات التي يجب أن يكون فيها أكثر حزمًا والأوقات التي يجب أن يظهر فيها بعض المرونة.
في النهاية الصرامة المفرطة والتشدد قد يعطي نتائج سلبية تمامًا كما المرونة الزائدة. هذا الكلام لا ينطبق فقط على العاملين معك في المشروع، كذلك قيس هذا الأمر على تعاملك مع الأخرين من خارج عملك أو مشروعك من زبائن وعملاء، شركاء عمل، جهات تسويق وتوزيع وغير ذلك.
3 – تولي الإدارة دون تعلم
فشل النسبة الأكبر من المشاريع الصغيرة والشركات الناشئة يعود إلى غياب المعرفة والدراية الكافية بالأمور الإدارية والعملية ذات الصلة بمجال عمل المشروع، هذا يعني إن تعلم بعض الأمور من أساسيات وتفاصيل على صلة بالمجال الإداري ومجال عمل المشروع لن يضير، وسيجعل من إدارتك أكثر كفاءة.
ليس مطلوب منك هنا أن تملأ سيرتك الذاتية بشهادات ودورات تعليمية تدريبية من هنا وهناك حتى تبهر الشركات التي تبحث فيها عن عمل، وإنما ركز على الأمور التي يمكن لك أن تتعلم منها خبرة عملية تفيد بمجال إدارة المشاريع الصغيرة وهذا يمكن أن يكون عبر الدورات التعليمية عبر الإنترنت بعض الكتب التي ألفها أصحاب خبرات وتجارب سابقة.
4 – عدم القدرة على التفويض
يعتقد معظم من يتولون إدارة المشاريع الصغيرة بأنه عليهم تنفيذ كل المهام بنفسهم ودون الاستعانة بالأخرين، أو قد تكون أنت من الفئة الثانية اللذين يفضلون تنفيذ العمل بأنفسهم بسبب اعتقادهم بجودة عملهم وبأنه أفضل من أي شخص آخر قد يقوم بالمهمة.
ولكن في كل الأحوال، فأنه واحد من الأخطاء التي يرتكبها مدراء أو أصحاب المشاريع الصغيرة هي عدم إتقانهم لمهارة التفويض أي تكليف الأخرين بالمهام ومسؤوليات العمل. التفويض أمر ضروري في الكثير من مراحل العمل ومن غير الضروري ضغط نفسك كمدير بسبب ذلك، إذ يساعدك التفويض في التركيز على مهام وتفاصيل أكثر أهمية من غيرها، ويعد واحد من علامات الإدارة الفعالة.
5 – عدم الاستعانة بالخبرات
إذا كنت تتولى إدارة مشروع صغير ما فأنت تقدم خدمة أو منتج ما ومن شأنه أن يقدم فائدة للناس، أو ربما فكرة مشروعك هي فكرة عبقرية ولم يسبقك أحد إليها، ولكن على الرغم من ذلك هذا لا يعني بتاتًا إنه تعرف كل شيء ويمكنك العمل بمعزل عن استشارة الخبراء والمختصين.
أي منا دائمًا وفي كل الظروف والأحوال بحاجة للتعلم والاستفادة من خبرات الأخرين، وهذا إن حصل لا ينقص من خبراتنا أو قيمة مشروعنا، بل على العكس استشارة أحدهم وحتى لو اضطرت لدفع المال مقابل هذه الاستشارة سيكون أفضل بكثير من ارتكاب أخطاء قد تؤدي بك لخسائر كبيرة وقد تخاطر بمشروعك كله.
6 – تجاهل التسويق
التسويق واحد من أول الأمور التي يتجاهلها الكثيرين من أصحاب المشاريع الصغيرة على حساب أمور أخرى تكون بنظرهم أكثر أهمية من التسويق، ربما ما يعزز هذه الفكرة عند الكثيرين إما لعدم توفر خلفية كافية لديهم عن أهمية التسويق، أو لأن التسويق لا تظهر نتائجه بسرعة وبالتالي يبدو لديهم بأنه غبر ضروري في الوقت الراهن.
ولكن في الحقيقة التسويق الجيد هو أحد أول وأهم أسباب نجاح أي مشروع سواء مشروع ناشئ وصغير أو كبير، فأنت عند تقديمك لخدمة أو منتج ما تحتاج إلى التسويق لما تقدمه حتى يصل إلى السوق، وبالتالي إلى الزبائن والمستهلكين ليقومون بشرائه ومن ثم تحصل المبيعات لمشروعك ومنها الأرباح.
اقرأ أيضًا: بحث عن التسويق الإلكتروني والاستراتيجيات المتبعة فيه
7 – النقص في التخطيط
دائمًا ما يميل الأشخاص في إدارة المشاريع الصغيرة إلى الاعتماد على أنفسهم في إدارة المشروع والتعامل مع المشاكل والأزمات لحظة ظهورها فقط، وهذا من شأنه أن يسبب الكثير من المتاعب للعاملين على المشروع وللمشروع ذاته من حيث مزيد من التكاليف على صعيد المال والوقت والجهد، وقد يفشل نتيجة ذلك بالوصول إلى الأهداف المحددة.
وجود خطة عمل واضحة ومحددة بكل مرحلة من مراحل العمل من شأنه أن يزيد فعالية وكفاءة إدارة المشروع ويوفر الكثير من الوقت والجهد ويحد بشكل كبير من المصاعب والأزمات التي قد تواجه المشروع، فضلًا عن إمكانية توقع أي مصاعب قد تظهر قبل وقتها، ومن ثم التخفيف من حدتها وأثارها.
8 – عدم القدرة على الاستماع
قد يلا يعطي الكثيرين لهذه النقطة القدر الكافي الذي تستحقه من الأهمية، ولكن خذها مني، رواد الأعمال الناجحين هم اللذين يتقنون فن الاستماع على أكمل وجه ويدركون جيدًا كيف يحققون اقصى استفادة ممكنة من كلام الأخرين.
لذلك إن كنت تنوي أن تكون مدير مشروع ناجح لا بد أن تستمع جيدًا لكل كلمة تقال من حولك، سواء كانت عن مشروعك ككل أو المنتج الذي تقدمه أو الخدمة أي كانت، خذ كل كلمة تقال على محمل الجدي من الزبائن والعملاء أو الموظفين أو حتى أصدقائك والأشخاص المحيطين بك.
الأمر الذي من شأنه أن يساعدك على معرفة نقاط قوتك وضعفك بشكل جيد وكذلك مشروعك وما يقدمه لتعمل على تحسين نقاط الضعف والتمسك بنقاط القوة وتطويرها.
9 – غياب الرؤية
غياب الرؤية يعني عدم وجود استراتيجية واضحة وأهداف محددة يسعى لها مشروعك ويعمل على تحقيقها، الأمر الذي من شأنه أن يجعل من يعمل معك مشوش بعض الشيء لا يعرف ما الهدف الذي يجب الوصول له من المهمة أو العمل الذي ينفذه، وبالتالي يبقى التنفيذ ناقص والمشروع غير مكتمل.
يمكن حل هذا الأشكال عند إدارة المشاريع الصغيرة عبر رسم استراتيجية واضحة تتضمن أهداف محددة للمشروع الذي تعمل عليه، بالإضافة إلى إشراك من يعمل معك في المشروع برسم الاستراتيجية وتحديد هذه الأهداف، الأمر الذي يجعل كل فرد يعرف تمامًا ما هو مطلوب منه ومسؤولياته وما يجب عليه تنفيذه لتنفيذ الاستراتيجية.
10 – عدم القدرة على التكيف
واحد من أكثر ما قد تحتاجه المشاريع الصغيرة خلال المراحل الأولى من حياة المشروع، وبدونها قد لا يتمكن المشروع من إكمال مسيرته وتحقيق أهدافه. كثير من المشاريع تبدأ بخطة ووجهة نظر محددة وتبقى عليها حتى لو اتضح لاحقًا إن السوق يتطلب شيء آخر ومختلف عما تم التخطيط له.
القدرة على التكيف والتأقلم تعني تقبل فكرة التغيير بما يتلاءم مع حاجات ومتطلبات السوق الذي يعمل فيه المشروع، وتجنب التقوقع في وسط أو مجال واحد فقط، الكثير من المشاريع والمؤسسات الكبيرة التي نراها اليوم كانت بدايتها أفكار مختلفة وأسست لأغراض تختلف عن أغراضها وأهدافها الحالية.
ولكن لأن القائمين عليها توصلوا لنتيجة مغايرة ولاحظوا إن السوق يحتاج لغير ذلك تمكنوا هم ومشروعهم الذي يعملون عليه من التأقلم والتكيف مع الحاجات المتغيرة للسوق. هذا لا يعني إن كل مشروع يجب أن يتغير وتتغير أهدافه بمرحلة ما، ولكن الأهم قدرة القائمين على المشروع فهم السوق ومتطلباته وكيف يمكنهم التأقلم مع تلك المتطلبات.
بذلك نكون تعرفنا إلى 10 من أبرز الأخطاء عند إدارة المشاريع الصغيرة أو حتى المتوسطة منها والمعالجة الصحيحة لكل منها، والتي كثيرًا ما يرتكبها القائمون على هذه الأشكال من المشاريع.
يمكنك التعرف للمزيد عن الطرق الصحيحة لإدارة المشاريع الصغيرة من هنا، أو من هنا كيف تؤسس عملك الخاص؟ الدليل الكامل لتؤسس مشروعك بنفسك.
