فرصة رائعة! العمل من منزلك أو مقهى أو حتى يمكنك قضاء عطلة لا متناهية على الشاطئ… بدون الحاجة للتواجد في مقر الشركة لأداء المهام، يمكن أن تكون إنتاجية العمل أفضل بكثير وأوقات الانقطاع والتأخير أقل بكثير، ولكن الأمر لا يتم بأي طريقة، هناك شروط العمل عن بعد والتي يجب تحقيقها لضمان النجاح.
ميزات العمل عن بعد كثيرة سواء كان ذلك بالنسبة للعامل أو للشركة ولكن في الوقت نفسه لا بد من تحقيق شروط معينة لتضمن كل من: أمان معلومات العمل والشركة وحمايتها – كفاءة عمل عالية من قبل الموظف.
شروط العمل عن بعد
تختلف متطلبات وشروط العمل عن بعد وفق طبيعة العمل وسياسة الشركة، ولكن هناك مجموعة من الشروط الأساسية التي يفترض أن يتم تحقيقها.
15 – توفير هواتف وأجهزة كمبيوتر خاصة بالعمل
عادةً ما يكون هذا الشرط على عاتق الشركة، فهو بالدرجة الأولى يضمن حماية وأمان المعلومات والبيانات الخاصة بها إلى جانب الحماية من هجمات قرصنة محتملة قد تحدث عن طريق الاتصال بأجهزة الموظف في حال لم يكن على دراية بالأمور التي من شأنها حماية أجهزته.
من جهة أخرى بعض الشركات تحتاج لتوفر هاتف خاص بالعمل بحيث لا يتم استخدامه بشكل شخصي ويبقى متوفر طوال ساعات العمل، أو تحتاج لتوفير مجموعة من البرمجيات المدفوعة أو التي تحتاج أجهزة ذات كفاءة ومواصفات عالية.
14 – قائمة سوداء وقائمة بيضاء من التطبيقات
سواء كان العامل عن بعد يعتمد على أجهزة خاصة بالعمل أو يعتمد على جهاز الكمبيوتر والهاتف الخاص به، فلا بد من أن تتم مراقبة وتحديد التطبيقات والبرمجيات التي يمكن تثبيتها على جهاز العمل أو الجهاز الذي يكون على اتصال ببيانات الشركة.
فهناك الكثير من التطبيقات غير الآمنة والتي يمكن أن يتم تثبيتها على الأجهزة وبمجرد أن يتم ذلك من المتوقع حصول هجوم قرصنة أو إصابة الجهاز بفيروسات أو حتى تسمح لأشخاص مجهولين بالوصول إلى بيانات العمل السرية أو الحصول على كلمات المرور الخاصة بالموظف والتي تسمح لهم بالدخول إلى قاعدة البيانات…
13 – تحديث وفحص الأجهزة والبرمجيات بشكل منتظم
في الحقيقة هذه واحدة من المتطلبات الأساسية سواء بالنسبة للعمل عن بعد أو العمل في مقر الشركة!
فيمكن للبرمجيات والإضافات حتى تلك الموجودة على القائمة البيضاء أن تتضمن ثغرات يمكن من خلالها تعريض الجهاز والعمل للخطر، وبالتالي من خال التحديث المستمر لها يمكنك ضمان العمل على النسخة المطورة والتي عادة ما يكون مطوروها قد عملوا على إصلاح الثغرات.
من جهة أخرى فحص الأجهزة المنتظم أمر أساسي فأجهزة الموظفين عن بعد تكون أكثر تعرض للبرامج الضارة والفيروسات، لذا يمكنك توفير برامج الحماية اللازمة – فرض مسح وفحص منتظم – تجنب وصلها بشكل مباشر مع أجهزة الشركة إلا في حال التأكد من خلوها من أي مشاكل.
12 – عدم الاتصال بأي شبكة واي فاي متوفرة
إذا كنت شخص يعمل عن بعد فيجب أن تكون حذر من شبكات الواي فاي من حولك، وفي حال كنت شركة توظف عاملين عن بعد فيجب أن توجههم إلى تجنب الاتصال بأي من الشبكات الغريبة، هذه نقطة في غاية الأهمية!
بداية من شبكة الواي فاي في المقهى إلى شبكة الواي فاي المتاحة بدون قفل والتي يمكن التقاط إشارتها (شبكات عامة يمكن للكثيرين الاتصال بها)، وبشكل خاص الشبكات المجهولة والتي ظهرت فجأة (شبكة الغرض منها القرصنة)! كلها يمكن أن تعرض الأجهزة والبيانات للقرصنة والسرقة أو التلف.
قد يهمك: 10 خطوات لكي تبقى بأمان وأنت تتصفح الإنترنت
11 – عدم استخدام أجهزة الكمبيوتر العامة
بنفس الأسلوب السابق فإن واحد من أهم شروط العمل عن بعد هو تجنب استخدام أجهزة الكمبيوتر العامة سواء في مقاهي الإنترنت أو في السكن المشترك أو حتى عندما تتواجد في منزل شخص آخر…
بالدرجة الأولى لا يمكن أن تضمن حماية هذه الأجهزة التي تعمل عليها من تعرضها للاختراق، إلى جانب أن استخدامها من قبل أشخاص مجهولين يعرض بياناتك للخطر، حتى في حال لم تقم بحفظ كلمات السر التي استخدمتها فيمكن لبرامج التجسس أن تتكفل بأمر اختراقها!
10 – تسجيل الخروج بشكل تلقائي عند التوقف عن العمل
واحدة من أهم الميزات التي يجب أن يتم الاعتماد عليها من قبل أي برنامج أو موقع أو تطبيقه تستخدمه الشركة هو تسجيل الخروج بشكل تلقائي عند التوقف عن العمل (حالة الخمول)، ويمكن لإيقاف تفعيل تسجيل الدخول التلقائي أن يزيد من مستوى الأمان.
هذا الأمر من شأنه أن يحمي البيانات الخاصة بالشركة والعمل من أي لصوص يمكن أن يتمكنوا من سرقة هاتفك أو حاسوبك، أو من وصول أشخاص غريبين لا علاقة لهم بالعمل إلى تلك البيانات أو حتى خلال التواجد في مكان عام…
9 – احتفظ بالبيانات بالاعتماد على التخزين السحابي
في الحقيقة وللأسف فإن أي وسيلة تخزين مادية (USB أو كرت ذاكرة أو حتى قرص مرن…) معرضة للتلف بالدرجة الأولى والسرقة إلى جانب احتمال وجود برامج فيروسات…. حتى التخزين السحابي لا يخلو من مشاكل الأمان ولكن يمكن السيطرة عليها إلى حد ما.
لذا يفضل أن تقوم بصنع نسخة احتياطية عن البيانات التي تعمل عليها على أن يتم ذلك بشكل دوري وأن يكون الحساب مخصص للشركة مع اعتماد أقصى درجات الأمان بداية من اختيار كلمة مرور مناسبة وصولًا إلى الحد من إمكانية دوخل وطلب تصريح وإذن عند الحاجة لتثبيت أي من البيانات على جهازك.
8 – تشفير كل شيء وبشكل خاص مراسلات العمل
هذا لا يتعلق فقط بشروط العمل عن بعد فحسب بل حتى في مراسلات الشركة مع الشركات الأخرى والعملاء، فيمكن للمراسلات غير المشفرة أن تفسح الطريق أمام هجمات قرصنة وسرقة للبيانات والمعلومات أو حتى تخريبها.
في المقابل الاعتماد على تشفير المراسلات يحد من هذا الخطر، بشكل أساسي على الشركة أن تقوم بتشفير المراسلات الصادر عنها، وبشكل أفضل ومثالي بدرجة أعلى يفضل أن يتم تشفير كل المراسلات الواردة والصادرة.
7 – إياك أن تثق بأي USB مهما كانت
التخزين السحابي واحد من أهم شروط العمل عن بعد وحتى العمل في مقر الشركة! فلا يجب أن تثق ولا بأي شكل من الأشكال بأي USB لتقوم بوصلها إلى أجهزتك قبل فحصها لأن ذلك سوف يضعك أمام خطر محتمل.
أجهزة الـ USB تعتبر عامل نقل العدوى الأهم والأول للفيروسات، والتي يمكن أن تكون بشكل ملفات PDF أو صوت أو حتى ملفات مخفية، وهذه الفيروسات يمكن أن تكون أكثر خطوة مما تعتقد بداية من إلحاق العطل بملفاتك أو أجهزتك وصولًا إلى تمهيد الطريق أمام المخترقين للوصول إلى بياناتك وسرقتها.
قد يهمك: ما هي فيروسات الحاسوب من أطلق الشرارة الأولى
6 – تحقيق أمان كلمات المرور
في عصر التقدم التكنولوجي الذي نعيشه اليوم وانتشار الأجهزة التي تعتمد على بصمات الأصابع وقزحية العين والتعرف على الوجوه ما تزال كلمات المرور حاضرة وبقوة، ولكن في الوقت نفسه يمكن لكلمات المرور أن تكون ثغرة تعرض بياناتك للخطر في حال التعامل الخاطئ معها أو اختيار الكلمات الضعيفة التي يمكن اكتشافها!
لذا من المهم أن يتم تحقيق أمان كلمات المرور على كلا المستويين (اختيار الكلمة وحمايتها):
- يجب أن يتم اختيار كلمات المرور القوية بحيث لا يمكن لبرامج اكتشاف الكلمات السر الوصول إليها.
- يجب أن يتم اختيار كلمات مرور مختلفة لحساباتك المختلفة وبشكل خاص تلك التي تخص العمل عن بعد.
- يجب ألا يتم عرض كلمة المرور حتى أثناء كتابتها على شاشة حاسبك فهناك العديد من برامج الاختراق التي تقوم بتصوير الشاشة خلال كتابة كلمة السر وبالتالي يتم اكتشافها.
- حافظ على سرية كلمة المرور ولا تعرضها للجميع أو تقوم بإهمالها وخاصة لو قمت بكتابتها في مكان ما.
- يجب تغيير كلمة المرور بشكل دوري ومنتظم.
5 – قفل الكمبيوتر المحمول الخاص بك وتتبعه
الكمبيوترات المحمولة تعتبر من أكثر الأشياء القابلة للسرقة! فهي ثمينة وخفيفة يمكن حملها بسهولة، وللأسف فهي مليئة بالمعلومات التي تخص العمل والمشاريع التي تقوم بالعمل عليها، لذا من المهم تأمين قفل لها وتثبيت برامج التتبع حتى تتمكن من الوصول إلى موقعه في حال تعرضت للسرقة.
بشكل عام يفضل عدم ترك كمبيوترك الشخصي في مكان غير آمن حتى ولو كان ذلك لبضع لحظات، ولا تغفوا وأنت في مكان عام وكمبيوترك معك، أيضًا يمكنك الاعتماد على الحقائب المزودة بأقفال.
4 – معدات يمكن أن تحتاجها في العمل عن بعد
شروط العمل عن بعد بهذا الخصوص غير ثابتة وتعتمد بشكل أساسي على طبيعة العمل ونوعيته ولكن بشكل عام اخترنا لك المعدات الأهم التي يمكن أن تحتاجها:
- حاسوبك الشخصي بالدرجة الأولى ومع هذا يمكن في بعض الأحيان الاعتماد على جهاز لوحي أو هاتف ذكي.
- اتصال بالإنترنت ويفضل أن يكون مستمر حتى تتمكن من إرسال واستقبال المهمات والتواصل مع المدراء والعملاء…
- سماعات الهاتف ويفضل أن تكون سماعات سلكية مزودة بمكرفون حتى تتمكن من حضور الاجتماعات والمشاركة.
- كاميرا الويب وبشكل خاص في حال كان عملك يتمحور حول الاجتماعات أو التدريس أو التواصل المباشر مع العملاء…
- البرمجيات فيجب أن تمتلك البرامج التي تمكنك من العمل مع التأكد من تحديثها بشكل مستمر.
- مكان مناسب للعمل بحيث يكون مريح بالنسبة لك وهادئ بعيدًا عن الضجيج والفوضى…
3 – تنظيم الوقت والالتزام بإنهاء المهام الموكلة إليك
العمل عن بعد لا يناسب الأشخاص الذين يحتاجون متابعة مستمرة وإشراف ومراقبة من قبل مدير لإنهاء المهمات، أو الأشخاص الذين لا يملكون مهارة تنظيم الوقت، فالعمل عن بعد يحتاج قدر عالي على الالتزام باختصار إنه يحتاج إلى دافع ذاتي.
لذا فإن أهم شروط العمل عن بعد أن تكون قادر على تنظيم وقتك حتى تنهي الأعمال في الوقت المطلوب لها، وتديرها حسب الأولوية والأهمية.
2 – مهارات التواصل الاجتماعي ومهارات في استخدام وسائل التواصل
العمل عن بعد يعني أنك ستكون منفصل عن الشركة والزملاء إلى حد ما ولكن في الوقت نفسه يجب أن تكون على اتصال مستمر معهم سواء لمعرفة الملاحظات التي تخص العمل أو لمناقشة أمر معين أو حتى لإجراء الاجتماعات…
وهذا الأمر يتطلب منك مهارة التواصل بالإضافة إلى مهارة استخدام وسائل التواصل سواء البريد الإلكتروني أو منصات عقد الاجتماعات أو حتى ملفات المشاركة التي يعمل عليها الفريق في آن واحد….
قد يهمك: مهارات التواصل الاجتماعي وفن التعامل مع الآخرين
1 – العمل على تطوير خبراتك العملية بشكل مستمر
الأعمال التي تتناسب مع العمل عن بعد عادةً ما تتميز بالتطور المستمر والسريع وبالتالي عليك أن تكون على اطلاع بأجد التحديثات والتطورات، وأن تعمل على تطوير خبراتك ومعرفتك…
والعمل عن بعد بحد ذاته يسمح لك بذلك لأنه يوفر لك الأدوات والوقت، فيمكنك حضور الكورسات والدروس عبر الإنترنت….
قد يهمك: التعلم الإلكتروني – ما هي مزاياه وسلبياته
المصادر
- What Equipment Do You Need to Work From Home? – the work at home woman
- Security Requirements for Telecommuting and Remote Employees – applied
- Qualifications for Telecommuting Jobs – work
