إدارة العلاقات العامة واحدة من الإدارات الرئيسية في أي مؤسسة أو شركة والتي تعمل إلى جانب الإدارات الأخرى على تحقيق أهداف المؤسسة وغاياتها، والحفاظ على مصالحها المختلفة من خلال العديد من المهام والمسؤوليات التي تتولاها.
هنا سنتعرف على هذه المسؤوليات والمهام التي تقع على عاتق هذه الإدارة وكيف تعمل على تنفيذها إلى جانب فرق العمل المختلفة في المؤسسة، سواء المهام الترويجية والتسويقية أو الإدارية أو المهام ذات الطابع الأشرافي والتنفيذي كما سنرى في السطور التالية.
مهام ومسؤوليات إدارة العلاقات العامة
إدارة عمليات التواصل
تتولى إدارة العلاقات العامة إدارة عمليات التواصل في المؤسسة على مختلف الأصعدة، كالتواصل بين أقسام وفرق عمل الشركة، التواصل بين الإدارة والموظفين، التواصل مع العملاء والشركاء والمؤسسات الأخرى بما في ذلك المؤسسات الحكومية ذات الصلة بمجال عمل المؤسسة، التواصل مع المؤسسات المنافسة عند الحاجة، وكل هذا بما يخدم مصالح المؤسسة أو الشركة ويحقق أهدافها وغاياتها.
إدارة الأزمات
وهذا يشمل وضع وتحديد استراتيجيات ملاءمة لتعمل وفقها الشركة عندما تتعرض لأية أزمات أو ظروف طارئة بهدف التقليل من الأثار السلبية المترتبة على تلك الأزمات والتعامل معها بأفضل صورة ممكنة، وهذا يمكن أن يشمل العديد من المهام مثل التواصل مع الإعلام والصحافة، التواصل مع الجهات الرسمية، تقديم الإرشادات والنصائح للإدارة للتعامل مع تلك الظروف، بيان الوضع الحالي للمؤسسة وتقديم التفاصيل للعاملين في الأقسام المختلفة.
إدارة قضايا مختلفة
وهذا أيضًا يشمل مهام مختلفة مثل تحديد العقبات والعوائق التي تواجه الموظفين والمسؤولين في مناصبهم المختلفة وتوجيههم للتعامل معها بالشكل الصحيح، أو العمل مع الأقسام المختصة لحلها والتغلب عليها، العمل على السياسات الخاصة بالمؤسسة سواء السياسات الداخلية أو الخارجية وتطويرها بما يتلاءم مع ظروف وأحوال الشركة العامة، تقديم الأفكار والمقترحات التي من شأنها تطوير عمل المؤسسة والعاملين فيها، وغير ذلك من الأمور التي من شأنها حماية مصالح الشركة وتحقيق أهدافها.
إدارة العلاقات
وهذا جوهر قسم إدارة العلاقات العامة والذي تكون المهام فيه إدارة العلاقات مع الجهات المختلفة والحفاظ عليها بما يخدم مصالح الطرفين ويحقق غاياتهم المرجوة من هذه العلاقات. طبعًا تشمل المهام هنا تأسيس علاقات قوية، رسم الحدود والإطار العام للعلاقات، صياغة سياسات واضحة لهذه العلاقات تضمن الحفاظ عليها بمرور الوقت وتطورها مع تطور عمل طرفي العلاقة.
إدارة السمعة
من مهام إدارة العلاقات العامة الحفاظ على صورة الشركة وسمعتها بين الزبائن والعملاء والمنافسين والشركاء على اختلافهم، وحتى لدى الموظفين والعاملين لدى هذه المؤسسة. هذا قد يشمل العديد من المهام مثل تقديم تقارير صحفية دورية عن نشاطات الشركة وتطورها، الإسهام في الأعمال المجتمعية، تقديم أشكال مختلفة من الدعم والمساندة في المناسبات الاجتماعية المختلفة، توفير برامج تدريب وتطوير للموظفين ومساعدتهم على الوصول إلى أهدافهم المهنية، وغير ذلك من الأمور التي تساعد على ترك انطباع إيجابي لدى الأخرين عن المؤسسة.
إدارة المخاطر
هذه المهمة تشمل دراسة وضع الشركة وعملياتها ومختلف النشاطات التي تقوم بها وتحديد المخاطر فيها ونقاط الضعف ومن ثم تقديم الاقتراحات والإرشادات التي تضمن معالجة تلك المخاطر وتجنب حدوثها وتحولها إلى مشاكل وأزمات في المؤسسة. لا يوجد طريقة واحدة محددة لتنفيذ هذه المهمة وإنما يعتمد الأمر على طبيعة عمل الشركة ومجال أنشطتها وخبرة الإدارة في التحقق من سلامة عمليات المؤسسة من أية مخاطر أو عقبات قد تواجهها.
إدارة الاستراتيجية
لكل مؤسسة استراتيجية خاصة بها تتبعها لتحقيق أهدافها والوصول إلى الغايات التي تسعى لها، هذه الاستراتيجية من شأنها أن تساعد الإدارة على اتخاذ القرارات الصحيحة التي تتسق مع سياسات المؤسسة وتوجهاتها، كذلك الاستراتيجية تحدد أساليب واضحة للتواصل والتفاعل مع الجهات المختلفة، ترسم السياسات العامة للمؤسسة، وتحدد الإطار العام لعمل إدارة العلاقات العامة بالتالي. وتتولى هذه الإدارة الإشراف على هذه الاستراتيجية وتطبيقها بما يحقق منافع ومصالح المؤسسة أو الشركة.
إدارة الأنشطة الترويجية
تتولى إدارة العلاقات العامة الإشراف على الأنشطة الترويجية المختلفة التي تجريها المؤسسة بما في ذلك الحملات التسويقية (هذا يتم بالتعاون مع قسم التسويق في المؤسسة) الإشراف على تنظيم المؤتمرات والفعاليات أو المشاركة فيها، متابعة برامج الرعاية التي تقدمها المؤسسة للأحداث المختلفة والسعي لتحقيق أكبر قدر ممكن من المصالح للمؤسسة.
هذه كانت أبرز المهام والمسؤوليات التي تتولاها إدارة العلاقات العامة في أي مؤسسة أو شركة والتي من شأنها أن تساعدها على الوصول إلى أهدافها وتحقيق غاياتها الترويجية والتسويقية وبالتالي التجارية إذا ما كانت المؤسسة ذات طابع تجاري، أو غير ذلك بحسب توجهات المؤسسة.
