خطوات إدارة المشاريع الصغيرة والوصول بها للنجاح المنشود

إذا كنت من الأشخاص الذين قرروا العمل على مشروعهم الخاص وما زالوا مبتدئين حديثًا ولا يمتلكون الكثير من الخبرة في إدارة المشاريع، فأنه من الضروري بدايةً الاطلاع على المبادئ الرئيسية في مجال إدارة المشاريع الصغيرة والتعرف إلى الأمور الواجب أخذها من الحسبان بدايةً.

وذلك لتجنب أية مصاعب ومشاكل قد يواجهها المشروع نتيجة سوء الإدارة وضمان سير العمل كما يرام في المراحل الأولى من عمر المشروع، لذلك كتبنا هذا المقال ووضحنا فيه أهم عشرة مبادئ إدارية لمن يودون العمل على إدارة مشروع صغير في أي مجال كان.

خطوات إدارة المشاريع الصغيرة

خطوات إدارة المشاريع الصغيرة والوصول بها للنجاح المنشود

1 – حدد هدفك

مهما كان المشروع صغير وحتى لو كنت ستعمل عليه بمفردك من الأفضل تحديد هدف واضح لما تريد تحقيقه والوصول له حتى ولو في المرحلة الأولى من عمر المشروع، وإلا سيغدو من الصعب توجيه العمل نحو نقاط محددة أو معرفة الأولويات والمهام الرئيسية فيه. وباعتبارك مدير المشروع من الضروري أن يكون لديك رؤية تفصيلية واضحة حول مستقبل المشروع وأهدافه وما الذي ستعمل عليه في الفترة المقبلة، وتنقل هذا إلى فريق العمل إن كنت تعمل مع أخرين، حتى يستطيع كل فرد أن يعرف مهامه وواجباته وما الذي يعمل عليه.

2 – حدد الإطار العام لعمل المشروع

من الضروري أن يعرف مدير المشروع والعاملين معه الإطار العام لعمل المشروع وما المهام الرئيسية التي سيقدمها المشروع سواء للزبائن والعملاء، وما هي التغييرات التي قد يقوم بها في السوق، وكيف سيتمكن المشروع من فعل ذلك. فضلًا عن أفضل الطرق لذلك والتي تقلل من استخدام الموارد قدر الإمكان بما يحقق الفائدة للمشروع ككل.

3 – امتلاك المهارات اللازمة

كل مشروع ومجال عمل بحاجة لمهارات محددة متوافرة لدى القائمين على هذا المشروع، سواء كان المشروع صغير متوسط أو كبير، وبالتالي من مهام إدارة المشاريع الصغيرة معرفة ما يلزم المشروع من مهارات والعمل على توفيرها واتاحتها ليتم العمل فيه على أكمل وجه.

4 – تحديد المهام والمسؤوليات

كل فرد من القائمين على المشروع يجب أن يعرف مهامه ومسؤولياته والجزء من المشروع الذي يعمل عليه، بما في ذلك مدير المشروع وباقي الأفراد. الأمر الذي يضمن قيام كل فرد بواجبه تجاه العمل، ويساعد على تقييم الأفراد وما يقومون به من أعمال انطلاقًا من معرفة مهامهم.

خطوات إدارة المشاريع الصغيرة والوصول بها للنجاح المنشود

5 – تقدير المخاطر

أي نوع من المشاريع لا بد من أن يكون فيه مخاطر، ولا بد أن يكون لدى إدارة المشاريع الصغيرة فكرة ولو عامة عن مخاطر المشروع والاحتمالات التي قد يواجهها وتوقعات لما قد يحصل، وهذا واحد من المهام الرئيسية لأي إدارة في أية مشروع. تقدير المخاطر يشمل التحديات والمشاكل والأزمات والصعوبات التي قد تعيق سير عمل المشروع أو تحد من تقدمه، وتوفير الخطط التي تساعد على تجاوز أي خطر محتمل قد يحصل مستقبلًا.

6 – وضع خطة بديلة

الأخطاء قد تحصل دائمًا، لذلك فأن الإدارات المحترفة للمشاريع دائمًا ما يكون لديها خطط بديلة للظروف والحالات الطارئة، والتي تكون فيها مضطرة لتغيير آلية العمل أو تصحيح مساره بأي شكل كان. لذا من الضروري أن يكون لديك خطة بديلة لأي موقف أو ظرف طارئ على الرغم من صعوبة توقع ذلك، ولكن لا بد من خطة بديلة تضمن استمرار العمل مهما حصل.

7 – إدارة عمليات التواصل

إدارة عمليات التوصل الخاصة بالمشروع من المهام الضرورية والتي قد تؤثر بشكل مباشر على نجاح أو فشل المشروع، إذ إنه التواصل السيء ضمن المشروع قد يؤدي إلى سوء فهم الأفكار وسوء تنفيذها وعدم قدرة فريق العمل على متابعة العمل كما يجب. كذلك فأن التواصل مع الجهات الخارجية ذات الصلة بالمشروع أيضًا مهم ولا بد من أن يكون على قدر كبير من الفاعلية والكفاءة ليضمن تحقيق المشروع لأهدافه وتطلعات إدارته.

8 – الواقعية

كثيرًا ما يحصل ويكون مدير المشروع أو حتى إدارة المشروع ككل مفرطة في الحماس تجاه العمل وبالتالي المبالغة في التوقعات والطموحات وتحديد أهداف من الصعب تحقيقها أو تتطلب جهود كبيرة لا تتوفر في المشروع الصغير. لذلك على إدارة المشاريع الصغيرة أن تتوخى الحذر بهذا الشأن وتبقى واقعية في أهدافها وتطلعاتها قدر الإمكان.

9 – إدارة الميزانية

أيضًا أحد الأمور الضرورية في أي مشروع وبناءً على إدارة الميزانية قد يتحدد مستقبل المشروع والشكل الذي سيكون عليه، من الضروري التخطيط الجيد للميزانية وتحديد كل الموارد والنفقات والإمكانيات المالية المتاحة. من الضروري أيضًا توقع الوضع الذي سيكون عليه الحال الاقتصادي للمشروع وإذ ما سيكون هناك أي صعوبات أو تحديات في توفير الموارد الأمر الذي يؤثر على سير العمل وربما استمراره ككل.

10 – التواصل مع المساهمين

المساهمين هم أصحاب المصلحة والمستثمرين في المشروع الخاص بك والأفراد الذي يوفرون مصادر التمويل، هذه الجهات مهمة بقدر أهمية المشروع وعليها يعتمد كليًا، لذلك من الضروري أيضًا على إدارة المشاريع الصغيرة أن تولي أهمية لهذا الجانب وتحافظ على خط تواصل جيد وإيجابي مع هذه الجهات سواء كانت أفراد أو مشاريع واطلاعهم بشكل دائم على سير العمل وأخر التطورات والتحديثات في المشروع بما يضمن بقائهم كجهات داعمة.

لنكون بذلك تعرفنا إلى خطوات إدارة المشاريع الصغيرة والأمور الواجب اعتبارها وأخذها بالحسبان عند إدارة هذا النوع من المشاريع. كنا تحدثنا في مواضيع سابقة عن مهام ومسؤوليات إدارة المشاريع على اختلافها يمكن الرجوع للمقال للتعرف أكثر عن هذه التفاصيل. وكذلك عن التمويل الجماعي للمشاريع لمن يبحث عن مصادر لتمويل مشروعه الخاص.

المصادر:

قد يعجبك ايضا