مع تطور عالم الأعمال وتقدمه وظهور فئات مختلفة من الشركات والمشاريع وأنواع جديدة من العمل الأمر الذي أدى بالضرورة إلى تطور أساليب الإدارات لتنفيذ المهام التي تطلب منها، ففي تقرير لمعهد إدارة المشاريع الدولي توقع إنه بحلول العام 2020 ستظهر نحو 15 مليون مهمة ومسؤولية جديدة في مجال إدارة المشاريع لم تكن موجودة من قبل.
لذلك ولأن إدارة المشاريع تلعب دور حيوي في مساعدة الشركات والمشاريع المختلفة في الوصول إلى أهدافها وتحقيق تطلعاتها، وبالضرورة أي شخص سيكون في موقف ما مضطر على التعامل مع شكل من أشكال الإدارات، سنتعرف هنا إلى مهام إدارة المشاريع والمسؤوليات التي تتولاها عادة في الأنواع المختلفة من المشاريع وكافة مراحلها.
مهام إدارة المشاريع ومسؤولياتها
تنقسم مهام إدارة المشاريع أيً كانت إلى عدة أنواع بحسب كل مرحلة من مراحل إدارة المشروع الذي تعمل عليه هذه الإدارة، والتي تتمثل بمدير المشروع وباقي الفريق الإداري والتنفيذي الذي يعمل على المشروع بإشراف مدير المشروع السلطة الأعلى في الإدارة وصاحب القرار النهائي. لتكون المهام المناطة بها الإدارة على الشكل التالي
مهام استهلالية
- وتشمل تولي المسؤولية والمبادرة تجاه كل الأنشطة والمهام التي تكون على صلة بسير العمل في المشروع على أكمل وجه، من متابعة وتنفيذ وتوجيه وإرشاد.
- المتابعة والتدقيق مع كل الجهات ذات العلاقة بالمشروع لضمان توفير كل ما يتطلبه سير العمل في المشروع في مراحله المختلفة.
مهام التخطيط
- من مهام إدارة المشاريع وضع وتطوير خطة عمل واضحة ومفهومة تمكن كل الجهات ذات الصلة من مساهمين وفرق عمل ورعاة وغيرهم من متابعة تقدم العمل في المشروع مرحلة بمرحلة.
- تحديد وإدارة نطاق عمل المشروع، ومتوسط سرعة العمل في كل مرحلة من المراحل، وجمع كل المعلومات ومتطلبات ذلك.
- تطوير الجدول الزمني للمشروع، تحديد الأنشطة اللازم تنفيذها في كل مرحلة، وتقدير الموارد اللازمة لكل مرحلة من مراحل العمل.
- تقدير النفقات الكلية للمشروع من البداية وحتى الانتهاء، مع توزيعها وتحديد تكاليف كل مرحلة من مراحل العمل.
- تحديد المتطلبات اللازمة للوصول بالعمل إلى مستوى الجودة المطلوبة.
- تحديد الموارد البشرية اللازمة للمشروع وطرق توفيرها والتكاليف اللازمة لهذا الجزء من العمل.
- إدارة عمليات التواصل الخاصة بالمشروع سواء الداخلية منها بين أقسام العمل المختلفة وبينها والإدارة، وعمليات التواصل الخارجية مع المساهمين ورعاة المشروع والممولين وغيرهم ذوي الصلة بالمشروع.
- تقدير المخاطر المحتملة وتحديدها وتحديد استراتيجيات واضحة لإدارتها والتعامل معها إذا ما حصلت.
- تحديد المشتريات وتكاليفها والباعة وطرق تأمين ذلك من نقل وتخزين خلال المراحل المختلفة للمشروع.
- ضمان إن المساهمين على علم بكافة تفاصيل المشروع ومتطلباته ولوازمه وخطة العمل فيه والجدول الزمني لذلك وموافقتهم على كل هذه الأمور.
مهام تنفيذية
- تتمثل مهام إدارة المشاريع التنفيذية في إدارة المشروع في كل مرحلة والإشراف على كافة التفاصيل التنفيذية بما في ذلك من العمليات التقنية والتغييرات التي يمكن أن تحصل في أي مرحلة.
- الإشراف على متابعة العمل لضمان تحقيق الجودة المطلوبة.
- تحديد وتطوير ومتابعة عمل الأقسام المختلفة في المشروع.
- تنفيذ عمليات التواصل بكفاءة وفعالية على مختلف الأصعدة من مساهمين وفرق عمل ومزودي موارد.
- متابعة اقتراحات المساهمين في المشروع وتوقعاتهم منه وضمان عدم حصول أي سوء فهم أو بناء توقعات غير واقعية لا يمكن الوصول لها.
مهام تحكم وإرشاد
- المتابعة والإشراف على عمل المشروع وإدارة أية تغييرات ضرورية خلال سير العمل وذلك بالعمل جنبًا إلى جنب مع الأقسام المختصة التي تكون على صلة بتلك التغييرات.
- التحليل والتحقق والإدارة للعمليات التشغيلية المختلفة للتأكد من إن المشروع يسير وفق الخطة الموضحة ونحو الأهداف المحددة خلال التخطيط.
- متابعة التكاليف والنفقات للتأكد من أن تبقى ضمن المستوى المحدد وعدم تخطي الميزانية.
- إدارة عمليات الجودة بما يحقق تطلعات المساهمين وكما كان قد خطط لها سابقًا.
- التحكم بعمليات التواصل بين المساهمين وفرق عمل المشروع.
- التحكم في المشتريات وكافة التفاصيل المتعلقة بها.
مهام إغلاق المشروع
وهي المهام التي تكون في نهاية العمل على المشروع عندما يكون في مراحله الأخيرة، والتي تشمل إنهاء المراحل الأخيرة لكل قسم من أقسام العمل، وبعد التأكد من إن المهام تمت على أكمل وجه وتم الموافقة عليها من قبل المساهمين أو أصحاب المشروع، وبالتالي يمكن تسليمها. كذلك يمكن أن تشمل مهام إدارة المشاريع هنا إنهاء عقود المشتريات مع انتهاء العمل على المشروع.
هذه هي مهام إدارة المشاريع الرئيسية ومسؤولياتها خلال المراحل المختلفة للعمل على المشروع، وهذه المهام تشمل كافة أنواع المشاريع سواء تلك التي يكون لها دورة حياة محددة وينتهي العمل عليها مع انتهاء دورة حياتها أو المشاريع ذات طبيعة العمل الدائمة.
طبعًا دائمًا ما يكون هناك مهام ثانوية أخرى إلى جانب المهام الرئيسية هذه أو يمكن أن تتفرع عنها وتشمل تفاصيل عدة مثل إدارة الأزمات وحل المشكلات التي تواجه العمل والمشروع ككل، بالإضافة إلى إدارة أي خلافات قد تحصل بين الفرق المختلفة العاملة على المشروع أو بين الجهات الخارجية مثل المساهمين وفرق العمل. أو حتى يمكن أن تكون الخلافات بين الإدارة والمساهمين وهنا يتطلب قدر عال من التواصل الكفء والتفهم من قبل الطرفين للوصول إلى صيغة مشتركة وإنهاء الخلاف الحاصل.
