بخطوات بسيطة تعلم كيفية إعداد خطة عمل مميزة لأي مشروع

خطة العمل هي بمثابة خارطة الطريق لأي مشروع أو مؤسسة أو فريق عمل مهني، والتي يجب أن تتضمن الخطوات الدقيقة والواضحة اللازمة للوصول إلى الأهداف المحددة وتحقيق الإنجازات الملموسة على الأرض.

خطة العمل الجيدة هي وثيقة إرشاد وتوجيه تساعد فريق العمل (حتى ولو كان مشروع يعمل عليه شخص واحد) على القيام بالخطوات الفعالة التي تضمن تحقيق النتائج والتقدم بالعمل وتضمن الالتزام بالإطار العام لاستراتيجية المشروع وفريق العمل ككل.

ولأنه عند البدء بوضع خطة عمل تبدأ الأمور تلقائيًا تتجه نحو مزيد من التعقيد، فضلًا عن العديد من الأمور التي يصعب تحديدها بدقة في خطة العمل خاصة بالنسبة للأشخاص الذي لا يملكون الكثير من الخبرة بهذا الأمر، هنا سنتعلم كيفية إعداد خطة عمل واضحة ودقيقة تضمن سير عمل المشروع بفعالية ومرونة.

كيفية إعداد خطة عمل في 7 خطوات بسيطة

كيفية إعداد خطة عمل مميزة

1 – فهم نطاق عمل وقيمة المشروع

خطة العمل لا تقتصر فقط على مجرد تواريخ ومواعيد وتوزيع أدوار العمل على الفريق، بل بالإضافة لذلك يجب أن تقدم صورة عامة عن المشروع وما الذي يقوم به وطرق التنفيذ التي يتبعها والإنجازات التي يسعى لها وآليات التنفيذ والأهداف العامة الرئيسية للمشروع، والأهداف الفرعية لكل قسم واستراتيجية العمل عمومًا.

إذا كانت خطة العمل تقدم مثل هذه المعلومات فهذا يعني إنه بإمكان فريق العمل وعملاء المشروع على حد سواء فهم نطاق عمل المشروع والقيمة التي يقدمها وما بصدد تنفيذه، وهو الهدف من أي خطة عمل تكتب.

2 – البحث والاطلاع

من الضروري إجراء بحث مستفيض عن المشروع وأهدافه وخططه والاطلاع على كل المعلومات والوثائق المتوفرة التي من شأنها أن تزودك بمعلومات تفصيلية عن المشروع وتساعدك على كتابة خطة عمل دقيقة وواضحة تظهر الأهداف الفعلية للمشروع والاحتياجات وما الذي يلبي توقعات العملاء وما يتطلعون للحصول عليه. تعلم من هنا كيفية وضع دراسة جدوى لأي مشروع.

3 – اسأل واستشر

لا تعتمد على نفسك فقط في وضع خطة العمل، اسأل واستشر كل الأشخاص والجهات التي على علاقة مباشرة بالمشروع مثل فريق العمل والمستثمرون والعملاء أو حتى العملاء المحتملون، من الجيد أن تستشريهم بخصوص سياسة العمل والقوانين وأليات التنفيذ المتبعة ووضوح الأهداف والرؤية وتطلب منهم اقتراحات لذلك لتساعدك على تطوير خطة العمل لديك لتكون بأفضل شكل ممكن.

4 – ضع مسودة الخطة المبدئية

بعد أن يكون صار لديك صورة كافية عن المشروع والرؤية والأهداف وما يمكن أن تتضمنه خطة العمل، صار بإمكانك الآن وضع مسودة مبدئية لخطة العمل وتحديد الخطوط العامة العريضة لها، والتي يجب أن تتضمن الأهداف التفصيلية التي نسعى لها والمهام اللازم تنفيذها لتحقيق تلك الأهداف، الإطار الزمني لكل مهمة وهدف، الاحتياجات اللازمة، وكل الأمور الأخرى التي على صلة بالمشروع هذا، مثل كيف سيكون المنتج الذي يعمل عليه فريق العمل سواء كان خدمة ما أو منتج ملموس، يمكن أن تتضمن الخطة آلية التسويق والتواصل مع العملاء.

كتابة مسودة مبدئية لخطة العمل يساعد على تنظيم الأفكار وجعلها أكثر وضوحًا لتحديد خطة عمل فعلية لاحقًا. أما عن كيفية إعداد خطة عمل من حيث الشكل فهناك العديد من الطرق وإنما الأهم من الشكل هو أن تكون الأفكار واضحة ومنظمة بطريقة صحيحة ومنطقية، بحيث تذكر الخطوات بتسلسل واضح من بداية العمل وحتى نهايته وخروج المنتج ووصوله إلى الزبائن.

بخطوات بسيطة تعلم كيفية إعداد خطة عمل مميزة لأي مشروع

5 – تحدث مع باقي فريق العمل

واحد من العناصر الأساسية والمهمة لنجاح أي مشروع هو التواصل الواضح والفعال بين أعضاء فريق العمل ككل بما في ذلك المدير المسؤول عن المشروع أو الإدارة ككل مع باقي طاقم العمل، وهذا من شأنه أن يجعل فريق العمل على علم واطلاع تام بكافة أهداف المشروع وخططه وما هو مطلوب منهم من جهد وعمل لتحقيق الأهداف ويدركون أين سيكونون بعد كل فترة من فترات العمل وكيفية توزيع الأدوار فيما بينهم.

فضلًا عن احتمالية قدرتهم على تطوير خطة العمل الموضوعة والتي ما زالت بشكلها المبدئي، لذلك من المهم أن يتم مناقشة المسودة المبدئية لخطة العمل مع الفريق واطلاعهم عليها والأخذ بأية مقترحات مهمة قد تصدر عنهم.

6 – ركز على أهداف المشروع

كل العناصر التي تحتويها خطة العمل مهمة وضرورية ولكن باعتبارها خطة للفترة القادمة من حياة المشروع فأنه من الضروري أن تكون أهداف المشروع هي الإطار العام لكامل الخطة. وخذ بالاعتبار إنه ليس من الضروري أن تكون الخطة عامة تشمل كافة أهداف المشروع، قد تكون خطة العمل مخصصة لمنتج جديد تنوي الشركة إطلاقه مثلًا أو قد تكون خطة عمل للسنوات الثلاثة القادمة، أو قد تكون خطة عمل لقسم معين من فريق العمل مثل خطة عمل لقسم التسويق على سبيل المثال. لذلك اجعل أهداف الخطة واضحة ومحددة قدر الإمكان ضمن الإطار العام لخطة العمل.

7 – كتابة المسودة النهائية للخطة

بعد مناقشتك مع الفريق المسودة المبدئية لخطة العمل وبعد أن يكون قدم الفريق كل ما لديهم من اقتراحات لتطويرها وتطوير العمل فيها واطلعت كافة الأطراف المعنية الأخرى على المسودة صار الوقت مناسب لبدء صياغة الخطة بالشكل النهائي

في هذه المرحلة احرص على أن تكون خطة العمل التي تعدها سهلة القراءة والفهم والاستيعاب بحيث يتمكن أي شخص من قراءتها ومعرفة مهام العمل ومراحله ودور كل عضو في الفريق والأهداف والتواريخ المحددة لإنجاز كل هدف، ولا تنسى أن تكون مرتبة وفق تسلسل العمل وخطواته الفعلية. إذ يمكن أن يشمل الشكل النهائي لخطة العمل:

  • المقدمة، وهي بداية خطة العمل وفيها يتم بإيجاز الحديث بشكل عام عن المشروع وأهدافه في المرحلة القادمة وما تشتمل عليه الخطة، ويمكن ذكر بعض الإنجازات من الفترة الماضية إن توافرت.
  • ثم في الجزء الثاني من الخطة يتم ذكر الأهداف التي نوقشت مع الفريق، الأهداف يجب أن تذكر بدقة ووضوح، ويضاف لها آلية تنفيذها وقياسها وربط الهدف مع الاستراتيجية العامة للمشروع والوقت اللازم لإنجاز كل هدف.
  • ثم تأتي على ذكر الموارد المتاحة والموارد اللازمة لإنجاز كل هدف من تلك الأهداف.
  • ثم ذكر القيود والعقبات التي يمكن أن تواجه سير العمل خلال تنفيذ المهام المختلفة اللازمة للوصول إلى الأهداف، هذا الجزء يتطلب دراسة متأنية ومتعمقة لمختلف المخاطر والقيود والعقبات التي قد تعيق عمل المشروع وتحديد آلية التعامل معها والتغلب عليها.
  • يمكن أن تشتمل خطة العمل على قسم لتوزيع مهام وأدوار العمل، وهذا ليس من الضروري أن يحتوي الكثير من التفاصيل بل يمكن أن يقتصر الأمر على إظهار الشخص المسؤول عن كل قسم من أقسام العمل والمهام التي ستكون مطلوبة منه.
  • وأخيرًا يمكن أن تنهي الورقة التي تحتوي خطة العمل بإيجاز قصير عن الاستراتيجية العامة للمشروع وفق هذه الخطة وتوقعات بما سيكون عليه المشروع عند تنفيذها.

اقرأ أيضًا: خطوات إدارة المشاريع الصغيرة والوصول بها للنجاح المنشود

ما الذي يميز خطة العمل الجيدة عن غيرها؟

يمكن لأي شخص تعلم كيفية إعداد خطة عمل ولكن السؤال الأبرز كيفية إعداد خطة عمل مميزة تحقق الهدف من كتابتها، إلا أن الإجابة على هذا السؤال تختلف بحسب الهدف من خطة العمل التي تنوي كتابتها.

فخطة العمل المميزة والتي تكون بغرض عرضها على فريق العمل فقط حتى يتمكنوا من معرفة المسؤوليات المطلوبة من كل منهم تختلف عن خطة العمل التي تكون بهدف عرضها على العملاء والزبائن، وتختلف عن خطة العمل التي تكون موضوعة لعرضها على المستثمرين.

إعداد خطة عمل

فخطة العمل تكون مميزة بحسب الهدف منها وما تركز عليه الخطة، هل تركز على الأهداف والإنجازات التي سيحققها المشروع خلال الفترة القادمة، أم تركز على المنتجات الجديدة التي سيصدرها المشروع خلال هذه الفترة أو أي شيء آخر قد تركز عليه خطة العمل.

فعلى سبيل المثال إذا كانت خطة العمل مخصصة لعرضها على المستثمرين في جولة استثمارية ما بهدف الحصول على تمويل للمشروع، فهنا يجب التركيز على النتائج التي سيحققها المشروع خلال فترة محددة، لأن المستثمرين تهمهم الأموال أي الأرباح التي سيحققها المشروع بالدرجة الأولى وفي الحالة التي لا يضمنون فيها تحقيق المشروع لنتائج متمثلة بأرباح لا يضخون أموالهم في المشروع على شكل استثمارات.

اقرأ أيضًا: التمويل الجماعي … أفضل طريقة من أجل تمويل المشاريع

وفي الحالات التي تكون فيها خطة العمل موجهة لفريق العمل فقط، فهنا يجب التركيز على الأهداف وآلية العمل والمهام المطلوبة من كل قسم من أقسام الفريق. بالإضافة إلى إظهار الأمور الإيجابية والنفع الذي سيعود على الفريق من نجاح المشروع، إذ يساعد هذا على تحفيز أعضاء الفريق لبذل المزيد من الجهد في سبيل العمل.

وبالتالي نفهم من ذلك إن خطة العمل المميزة هي التي تلبي الهدف الذي وضعت من أجله وتحقق تطلعات الجهات التي ستتطلع على الخطة وتلبي رغباتهم في إطار عمل المشروع. لنكون بذلك تعرفنا إلى كيفية إعداد خطة عمل واضحة ودقيقة وتلبي الأهداف التي يمكن أن توضع من أجلها الخطة حتى تكون خطة عمل مميزة.

قد يعجبك ايضا