عند التقدم لوظائف إدارية من المتوقع أن تواجه أسئلة متخصصة إلى جانب الأسئلة الشائعة في المقابلات الشخصية، وهي أسئلة مقابلة شخصية لوظيفة إدارية على وجه الخصوص، والتي من خلالها سيحدد مسؤول التوظيف ما إذا كنت الشخص المناسب لهذه الوظيفة أم لا.
فما هي أهم هذه الأسئلة؟ وكيف يمكنك التحضير لها؟ لنتعرف معًا.
أشهر وأصعب 7 أسئلة مقابلة شخصية لوظيفة إدارية
1 – لماذا اخترت العمل في هذا المجال؟
لماذا اخترت العمل في هذا المجال من الأسئلة الملغومة في المقابلات الشخصية، فمعظم المرشحين سيجيبون بشرح الأمور التي يحبونها وإظهار شغفهم في المجال الذي اختاروه.
ولكن المرشح الأذكى هو الذي لا يكتفي بذكر ما سبق، بل يظهر المقومات والمهارات التي تجعله الشخص المناسب للعمل في المجال الإداري، كمهاراته القيادية والتنظيمية، قدرته على تحمل الضغط، وأيضًا مهارات التواصل التي يتمتع بها وغيرها من المهارات المطلوبة في العمل الإداري، وكذلك يقوم بربطها مع مواقف وإنجازات من خبرته في المجال.
2 – لماذا تريد الانضمام لشركتنا؟
بشكل عام الوظائف الإدارية مطلوبة في أي شركة وفي مختلف المجالات، لذلك يسعى مسؤولو التوظيف لمعرفة لماذا قمت باختيار العمل لدى شركتهم بالتحديد؟ هل فعلًا تريد العمل لدى شركتهم بالتحديد؟ أم أنك تقوم بالتقديم على أي فرصة تجدها مناسبة؟
حتى تتمكن من الإجابة على هذا السؤال عليك القيام ببحث عن الشركة، وذكر الأمور التي تجعل هذه الشركة المكان المناسب لك، كسياستها أو بيئة العمل فيها أو إنجازاتها وسمعتها، بالإضافة إلى ذكر كيف سيضيف توظيفك للشركة ويساهم في تحقيق أهدافها، أو إبراز لماذا تجد نفسك الشخص المناسب لهذه الوظيفة.
وللحصول على الإجابة الأمثل ننصحك بقراءة: صياغة الإجابة الأمثل لسؤال “لماذا تريد الانضمام لشركتنا؟”
3 – أخبرني عن موقف واجهت فيه نزاع في العمل، كيف قمت بحل هذا النزاع؟
حل النزاعات بين الموظفين وحل المشاكل التي قد تنشأ في العمل، كشكاوي العملاء أو أخطاء الموظفين في تنفيذ مهمة ما، من أهم واجبات الموظف الإداري.
لذلك يلجأ مسؤولو التوظيف لهذا السؤال بالتحديد، فمن خلال تحليل إجابتك يمكنهم توقع طريقتك في التعامل مع مثل هذه الأمور، وبالتالي تحديد ما إذا كنت مناسب لمثل هذه الوظيفة أم لا.
4 – هل سبق واستلمت أكثر من مشروع في وقت واحد؟ وكيف تعاملت مع الموقف؟
يعتبر هذا السؤال من أشهر أسئلة المقابلة الشخصية لوظيفة إدارية، فهو يعكس القدرات الإدارية والتنظيمية للمرشح، بالإضافة إلى قدرته على تحمل الضغط والالتزام بالمواعيد، وقد يطرح بصياغة أخرى مثل “كيف تتعامل مع تعدد المهام؟”.
للإجابة على هذا السؤال قم بشرح طريقتك في التنظيم بالتفصيل، ابتداءً من شرح الموقف إلى الخطوات التي قمت بها وانتهاءً بالنتائج التي حققتها.
5 – حدثنا عن خبرتك في استخدام البرامج الحاسوبية
مهارات استخدام البرامج الحاسوبية من أهم الأمور المطلوبة للعمل في الوظائف الإدارية، كالبرامج التي تستخدم للتنظيم أو الجدولة أو الأرشفة أو تقييم الأداء، كما قد تطلب الشركة ضمن الوصف الوظيفي للمنصب أن يتمتع المرشح بخبرة في العمل على برامج حاسوبية محددة.
حاول ذكر جميع البرامج التي يمكنك العمل عليها، وفي حال ذكر الشركة لبرامج محددة ضمن الوصف الوظيفي قم بالتركيز على قدرتك على التعامل معها وتحقيق النتائج المطلوبة.
6 – أخبرني عن موقف اضطررت فيه للتسليم خلال مدة زمنية قصيرة، ماذا فعلت؟
من خلال هذا السؤال يسعى مسؤول التوظيف لاختبار قدرتك على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد، فهي من أهم الصفات اللازم توافرها للعمل في المجال الإداري، ومثال واقعي من خبرتك السابقة يعتبر أكبر دليل على تمتعك بهذه الصفات.
اغتنم هذا السؤال لإثبات مدى جدارتك وقدرتك على العمل تحت الضغط وإتمام المهام خلال مدة قصيرة، واشرح لمسؤول التوظيف الموقف بالتفصيل، على سبيل المثال:
“في إحدى المرات اضطررت لتجهيز التقارير اللازمة لتقييم أداء الشركة خلال الخمس السنوات السابقة وتسليمها خلال ساعة واحدة بسبب زيارة مفاجئة للمدير الإقليمي، ما فعلته أنني قمت بتقسيم العمل بيني وبين مساعدي ومسؤول الأرشيف، كل من مساعدي ومسؤول الأرشيف قاما بجمع الملفات بينما قمت أنا بتجهيز التقارير والتأكد منها، وهكذا أتممنا المهمة خلال الوقت المطلوب.”
7 – كيف تنظم عملك وواجباتك؟
الغاية من هذا السؤال هي معرفة هل أنت شخص منظم وملتزم بعملك؟ وإلى أي مدى؟، الشخص المنظم غالبًا ما يلجأ إلى استراتيجيات أو أدوات تنظيم معينة، مثل البرامج الحاسوبية وتطبيقات الهواتف الذكية، أو حتى المذكرات الورقية.
اذكر التطبيقات أو البرامج التي تستخدمها، أو أي استراتيجية أخرى تقوم بالاعتماد عليها لتنظيم أمورك، واشرح كيف تساعدك في زيادة إنتاجيتك أو كيف تساعدك في تنظيم المهام وإنجازها في الوقت المطلوب.
أسئلة شائعة أخرى عليك تحضيرها
- ما الذي يمكن أن تضيفه إذا تم توظيفك؟
- حدثنا عن نفسك
- أين تجد نفسك بعد 5 سنوات من الآن؟
- ما هي أبرز نقاط قوتك في مجال العمل الإداري؟
- ما هي أبرز نقاط ضعفك؟ وكيف تتعامل معها؟
- هل تفضل العمل ضمن فريق أم تفضل العمل لوحدك؟
- ما هو نوع المستندات أو التقارير التي تعاملت معها خلال مسيرتك المهنية؟
- ما هي أهم السمات التي تعتقد أنها ضرورية للنجاح في المجال الإداري؟
- ماذا فعلت في العام الماضي لتطوير مهاراتك في المجال الإداري؟
- على أي أساس تقوم بتحديد أولوياتك في العمل؟
- ما الذي يحفزك على العمل ويزيد من إنتاجيتك؟
- كم الراتب الذي تتوقع الحصول عليه؟
المصادر
- Administrative Interview Questions to Expect | Robert Half.
- Administrator Interview Questions | Betterteam.
- Administrator Interview Questions | IrishJobs Career Advice.
- Common Administrative Assistant Interview Questions | Indeed.
- Interview Questions – Office Administrator | Zippia.
